Moj-eRačun Annonce la Suppression des Archives : Vérifiez si Vous Conservez les Factures dans leur Forme Originale

Une facture électronique n’est pas un document PDF, et les registres ne sont pas un lieu de stockage pour des documents structurés, est la conclusion du dernier épisode de Druga strana, animé par Željko Kardum sur HRT. Une nouvelle loi est bientôt attendue qui introduira également des factures électroniques obligatoires pour les entités commerciales, mais malgré le fait que ce document circule dans l’économie depuis plus de six ans en raison des obligations de marchés publics, il est difficile de changer de vieilles habitudes.

De nombreux entrepreneurs reçoivent encore des factures électroniques, puis impriment leur représentation d’image en PDF, la liquidant manuellement, puis la stockent en toute sécurité dans un registre comme preuve visuelle et rappel. Pourquoi ils sont en violation à cause de cela a été expliqué par Marko Emer, PDG de la société Elektronički računi, un intermédiaire d’information de premier plan pour les factures électroniques.

– Au cours des dix dernières années, plus de cent mille utilisateurs ont commencé à échanger des factures électroniques, et plusieurs dizaines de milliers sont actuellement exclusivement des destinataires de documents. Une enquête que nous avons menée a montré que 99 % de ces destinataires de factures, ou de leurs comptables, n’utilisent toujours pas l’une des principales fonctionnalités des factures électroniques, qui est le chargement automatique – a souligné Emer.

La facture imprimée n’est pas originale

En effet, une facture électronique est un document structuré qui est créé, transmis et reçu dans un format adapté au traitement machine, ce qui devrait éliminer le travail inutile, augmenter l’efficacité et la sécurité de l’entreprise, et respecter toutes les réglementations légales concernant la gestion des documents numériques.

– Malgré cela, la grande majorité des entreprises recevant des factures électroniques ne les téléchargent toujours pas dans un logiciel de comptabilité, mais impriment les documents et déduisent la TVA sur une telle facture électronique avant de la stocker dans le registre. La profession doit être consciente que cela constitue une violation car ce n’est pas la facture électronique originale, ni l’authenticité de l’expéditeur et l’intégrité du contenu ne sont satisfaites – a souligné Emer.

Violation d’une valeur de milliers d’euros

Il a rappelé que les sanctions pour cette violation peuvent s’élever à plusieurs dizaines de milliers d’euros, tant pour la personne morale elle-même que pour la personne responsable dans l’entreprise.

– Les pénalités pour non-respect des conditions formelles pour exercer le droit à la déduction de la TVA peuvent varier de 3 980 € à 66 360 € pour les personnes morales et de 660 € à 39 810 € pour les particuliers, c’est-à-dire les directeurs. De nombreux entrepreneurs ne sont pas conscients que leur comptable, malheureusement encore par ignorance, les a mis dans une situation où ils sont en violation. Si vous recevez des factures électroniques, la prochaine fois que votre comptable vous informe que la TVA a été soumise, considérez si les factures sont stockées dans leur forme originale ou si un registre vous coûtera cher – a-t-il déclaré.

Lorsqu’on lui a demandé comment les factures électroniques sont correctement stockées légalement, ou pourquoi la représentation d’image, le document PDF, n’est pas considéré comme une facture électronique ou une ‘vraie facture électronique’, le directeur du service moj-eRačun a souligné que cela est réglementé par plusieurs réglementations légales, y compris la Loi sur la Facturation Électronique dans les Marchés Publics.

– Une facture électronique est certifiée par un certificat d’application et un horodatage, garantissant l’authenticité de l’expéditeur, l’immutabilité dans le temps et l’intégrité du contenu. Au niveau de l’UE, les factures qui respectent la norme de l’UE pour les factures électroniques sont échangées, et donc elles sont transmises de l’expéditeur au destinataire par des intermédiaires d’information autorisés. Le PDF que l’utilisateur reçoit avec le XML n’a pas à être envoyé légalement car il s’agit exclusivement d’une représentation d’image de la facture, que de nombreux destinataires utilisent ensuite à tort pour imprimer et stocker dans le registre – explique Emer.

Archive sécurisée et contrôlée

Le seul endroit correct pour stocker des factures électroniques et d’autres documents numériques est une archive électronique, qui doit être sécurisée et contrôlée et garantir que le document reste authentique et complet pendant toute la période de conservation obligatoire.

Lorsqu’on lui a demandé ce qu’ils faisaient avec les factures électroniques et les documents accompagnants des entreprises qui les reçoivent exclusivement, Emer a souligné qu’ils les conservent car ils sont conscients que bientôt le moment viendra où ces entrepreneurs demanderont leurs e-documents. C’est un problème, a-t-il ajouté, qu’ils mettent en garde depuis plus d’une décennie, et maintenant il souligne le délai de récupération des documents.

– Depuis la première facture électronique échangée, nous avons mis en garde contre l’obligation de stocker dans l’eArchive, mais seule une petite partie des utilisateurs qui stockent correctement les documents a pris cela au sérieux. La majorité n’a toujours pas établi d’eArchive, bien qu’ils doivent conserver les factures électroniques pendant 11 ans dans leur format original, donc cela a déjà été une décennie de nos coûts que nous ne sommes plus disposés à supporter. Chaque entrepreneur est responsable de son propre entreprise, ce qui devrait également impliquer une archivage légalement correct des documents – a souligné le directeur de la société Elektronički računi.

Délai jusqu’en mars

Le coût des documents que le service moj-eRačun conserve pour les destinataires qui n’ont pas activé l’eArchive s’élève à plusieurs centaines de milliers d’euros par an, mais cette pratique prendra bientôt fin car ils souhaitent garantir une infrastructure encore meilleure pour les utilisateurs qui ont activé le service de stockage de documents.

– L’obligation d’une archive électronique est une obligation pour les entreprises, pas seulement pour les entrepreneurs publics et sectoriels. Quiconque a reçu au moins une facture électronique doit avoir une archive électronique pour les documents numériques. Nous répétons cela depuis plus de dix ans, cependant, les destinataires de factures électroniques ne l’ont pas encore réalisé car dans la liste de leurs documents reçus, ils peuvent encore récupérer leurs factures. Pour sensibiliser et leur rappeler que c’est leur obligation, nous leur donnerons la possibilité de récupérer toutes leurs factures électroniques d’ici le 31 mars 2025, après quoi nous supprimerons leurs documents du service – a expliqué Emer.

Suppression des archives de factures électroniques

Pour les utilisateurs, cela signifie que s’ils n’ont pas créé leur propre archive électronique ou engagé un service d’eArchive, ils se retrouveront sans la ‘facture originale’, ce qui peut être très gênant et sujet à des sanctions, surtout si la TVA a été déduite sur la base de copies de factures.

– J’exhorte les entrepreneurs à vérifier avec leurs comptables où se trouvent les originaux, c’est-à-dire les factures électroniques, et s’ils n’ont pas encore établi d’eArchive, ils devraient absolument le faire d’ici le 31 mars, sinon ils ne pourront pas accéder à leurs documents – a conclu Emer.

Leader européen en eBusiness

Les factures électroniques sont l’intermédiaire d’information de premier plan sur le marché et la seule institution agréée pour les transactions de paiement pour fournir des services d’initiation de paiement (PIS) et des services d’information sur les comptes (AIS).

Ils font partie des entreprises de la famille Visma, un géant norvégien de l’informatique qui est un leader européen dans le secteur SaaS et emploie plus de 17 000 personnes en Europe et en Amérique du Sud. La valeur de l’entreprise norvégienne est estimée à environ 19 milliards d’euros, ce qui est plus que la valeur totale des dix plus grandes entreprises croates.