L’obligation de tenir des registres sur les travailleurs et les heures de travail est prescrite par l’article 5 de la loi sur le travail, et le contenu des données et les délais pour leur saisie sont régis par un règlement spécial émis par le ministre du Travail. Jusqu’au 30 septembre 2024, le contenu de ces registres est prescrit par le règlement sur le contenu et la méthode de tenue des registres sur les travailleurs de 2017, et à partir du 1er octobre 2024, le règlement sur le contenu et la méthode de tenue des registres sur les travailleurs employés par l’employeur entre en vigueur. Comme le règlement précédent, le nouveau règlement oblige tous les employeurs, qu’ils soient personnes physiques ou morales, quel que soit le nombre de travailleurs qu’ils emploient, et régule les données obligatoires sur les travailleurs employés, les heures de travail des travailleurs et d’autres personnes physiquement engagées qui effectuent un travail pour l’employeur sur la base de règlements spéciaux et la durée de leur travail.
Ce qui change
Le nombre de données obligatoires dans les registres sur les travailleurs a été réduit. À partir du 1er octobre 2024, les registres doivent contenir au moins 13 données obligatoires, tandis que le règlement précédent exigeait 18 données. Il n’y a aucun obstacle pour les employeurs à continuer à conserver des données qui ne sont plus prescrites comme obligatoires. Les données obligatoires comprennent les données personnelles des travailleurs, les données sur la durée de la relation d’emploi et le lieu de travail, ainsi que les données relatives à l’enregistrement, à la désinscription et aux changements dans les systèmes d’assurance sociale obligatoire.
L’employeur est tenu de conserver toutes les données prescrites pour les travailleurs qui leur ont été assignés par un employeur lié et ceux qui leur ont été assignés par le biais d’une agence d’emploi, sauf pour les données sur le type de contrat de travail conclu et la date de commencement, ainsi que sur les changements et la résiliation de l’assurance obligatoire sur la base de la relation d’emploi. Comme le précédent, le nouveau règlement contient une formulation générale selon laquelle l’employeur est tenu de conserver d’autres données pour le travailleur qui dépendent de la réalisation des droits et obligations découlant de la relation d’emploi ou en rapport avec la relation d’emploi, soit selon la loi sur le travail, soit selon un règlement spécial.
Une nouvelle obligation est la tenue d’un aperçu écrit des données sur chaque travailleur. L’employeur peut toujours tenir des registres sur les travailleurs sous forme papier (le soi-disant registre des travailleurs) ou sous forme électronique, mais doit conserver et présenter un aperçu écrit des données obligatoires pour chaque travailleur comme partie intégrante de ce registre, les employeurs pouvant concevoir un formulaire standardisé sur lequel ils présentent un aperçu écrit des données sur chaque travailleur.
Si un travailleur, un inspecteur du travail ou une autre personne autorisée le demande, l’employeur doit lui permettre d’obtenir l’aperçu écrit. Une autre nouveauté concerne la réglementation détaillée des délais pendant lesquels les documents sur la base desquels les données sur les travailleurs ont été enregistrées sont conservés et stockés. Le règlement précise les périodes de stockage pour chaque groupe de documents : la plupart des documents sont conservés pendant six ans, tandis que certains sont conservés de manière permanente. Par exemple, l’aperçu écrit des données sur le travailleur et les contrats de travail sont conservés pendant six ans à partir de la fin de l’année au cours de laquelle la relation d’emploi a pris fin, les données salariales sont conservées de manière permanente, et les documents liés à la réalisation des droits à la retraite sont conservés pendant quarante ans à partir de la résiliation de la relation d’emploi.
