Réduction des coûts grâce à l’introduction de services d’impression et à l’optimisation des appareils

Après plus de dix ans de collaboration réussie entre Alca Zagreb et le représentant de Kyocera en Croatie, Xenon Forte – Zagreb, l’achat d’appareils d’impression Kyocera élargit encore la collaboration en faisant passer Alca à un service de location complet pour les imprimantes et les appareils multifonctions avec la solution d’impression MyQ, entraînant des économies sur les coûts d’impression et soulageant le département informatique.

La location en vaut la peine

Les appareils multifonctions et les imprimantes Kyocera appartenant à l’utilisateur étaient déjà obsolètes et usés, provoquant des pannes fréquentes et des retards d’impression. En même temps, l’approvisionnement décentralisé en consommables et en services représentait une consommation de temps significative et réduisait la productivité des employés du département informatique de l’utilisateur. Toutes ces raisons ont conduit l’utilisateur Alca à opter pour le service de location de nouveaux appareils d’impression avec la solution d’impression MyQ, qui a fourni des fonctionnalités supplémentaires pour la sécurité de l’impression des documents et le service Follow Me, ainsi qu’une satisfaction accrue des utilisateurs.

Avec l’introduction du service d’impression, Xenon Forte – Zagreb a réussi à soulager le département informatique, qui n’a plus besoin de gérer l’approvisionnement en consommables et la maintenance, car cela relève désormais de la responsabilité du prestataire de services. L’ensemble de la flotte d’appareils d’impression est désormais sous la supervision du prestataire de services, qui peut voir l’état de chaque appareil sur site, l’état du toner et les interventions de service nécessaires à tout moment.

Sécurité d’impression accrue

L’utilisateur Alca possédait également des imprimantes à matrice de points dans son portefeuille d’appareils d’impression, qui étaient également obsolètes et causaient des retards constants. La maintenance de ces appareils représentait un coût significatif. En passant de l’impression à matrice de points aux appareils laser Kyocera, l’utilisateur a réussi à réaliser des économies substantielles sur les fonds précédemment alloués à la maintenance des imprimantes à matrice de points, optimisant ainsi le nombre d’appareils d’impression.

Les précédents appareils d’impression appartenant à l’utilisateur ne fournissaient pas la fonction de suivi d’impression automatisé, ni n’avaient de fonctionnalités de sécurité pour l’identification des utilisateurs. En conséquence, il n’y avait pas de visibilité précise sur le volume d’impression par utilisateur, appareil et emplacement, ce qui rendait impossible la planification en temps voulu de l’approvisionnement en nouveaux appareils, d’assurer la sécurité des impressions ou de planifier les coûts d’impression.

Grâce au service de location, un service de suivi d’impression a été établi, permettant de surveiller et de suivre le flux de documents avec la fonction Follow Me. L’identification des utilisateurs a été introduite sur la plupart des appareils multifonctions, augmentant ainsi la sécurité de l’impression des documents. En s’identifiant à l’appareil, l’utilisateur ne récupère que son document, ce qui renforce la sécurité du flux de documents au sein de l’entreprise.

Satisfaction des utilisateurs

La collaboration qui a commencé en 2010 s’est poursuivie avec succès jusqu’à ce jour, mais avec une mise à niveau vers un service complet de location et de maintenance pour les appareils d’impression avec la solution d’impression MyQ.

Les précédents appareils appartenant à l’utilisateur ont été remplacés avec succès par de nouvelles imprimantes et appareils multifonctions du prestataire de services, soulageant le département informatique de l’utilisateur de l’organisation du service et de l’approvisionnement en matériaux et appareils. La surveillance du volume d’impression, l’augmentation de la sécurité des impressions et la supervision des coûts ont été rendues possibles, ce qui affecte la planification optimale du budget d’impression annuel.

La satisfaction des utilisateurs assurée grâce aux économies réalisées en temps et en coûts de qualité de service a conduit à une augmentation constante du nombre d’appareils loués en fonction des besoins croissants de l’utilisateur pendant la période du contrat.