Comment organiser un événement ?

Lancer un événement pour la première fois est un processus exigeant, stressant, dynamique, diversifié et stimulant. Cela nécessite une préparation approfondie et implique souvent une planification jusqu’à un an à l’avance. Pourquoi ? Parce que vous devez planifier votre idée dans les moindres détails, la présenter à vos collègues, puis l’améliorer, rassembler une équipe, la présenter à des sponsors, des partenaires, et ce n’est qu’ensuite que vous pouvez passer à l’exécution.

Pour commencer, il y a deux règles principales :

1. Qualité, pas quantité !
2. Moins c’est plus !

Souvent, lorsque nous planifions le premier événement (événement de lancement), nous nous laissons emporter en pensant de manière mégalomane. Une telle attitude peut ne pas être la meilleure option pour la première année, car la réalisation peut se transformer en un véritable fiasco. Il arrive souvent que les idées commencent à affluer, que l’enthousiasme grandisse, et que vous souhaitiez tout montrer à tout le monde cette première année, mais la clé est de toujours laisser vos participants avec le sentiment qu’ils en veulent plus. Ne surchargez pas la première année ; laissez quelque chose pour la suivante – surtout si vous souhaitez organiser votre événement chaque année, et pas seulement une fois. Commencez petit, et au fur et à mesure que l’histoire se développe au fil des ans, augmentez-la dans la mesure de vos moyens.

Déployer l’événement la première année est également le plus difficile financièrement. Vous devez être conscient que vous présentez une histoire à des sponsors et des partenaires qui n’est pas encore devenue réalité. En d’autres termes, une histoire qui ne prendra vie que s’ils vous aident en cours de route. Lors de la sélection des sponsors et des partenaires, il est crucial de viser le sponsor thématique que vous visez. Nous ne recommandons pas d’envoyer des e-mails génériques à des tas d’e-mails d’information. Notre conseil est de choisir environ 20 qui s’intègrent thématiquement dans l’histoire de votre événement. Exemple : il n’est pas conseillé d’envoyer une demande de parrainage à l’industrie du tabac si vous organisez un événement sur la santé. Pour un tel événement, vous devriez choisir un sponsor qui promeut un mode de vie sain. Il y a plus de chances qu’un sponsor qui suit le thème accepte d’être sponsor et de soutenir votre événement de lancement.

Organiser un événement de zéro signifie prendre un risque significatif – tant sur le plan financier que réputationnel. Vous devez faire attention à ce que votre première année ne soit pas financièrement lourde et que vous finissiez (au moins) à un zéro positif. D’un autre côté, organiser un événement pour la première fois peut vous positionner haut dans votre secteur, mais encore une fois… si cela se transforme en fiasco… cela peut vous placer assez bas sur l’échelle. Dans tous les cas, vous devez être prudent et penser à ces deux premières règles dès le début !

Un tel événement de lancement cette année est eventfest. C’est le premier événement pour tous les amoureux de l’industrie de l’événement et tous ceux qui participent d’une manière ou d’une autre au processus de planification, d’organisation et d’exécution d’événements. Nous avons commencé petit, avec seulement 20 participants, et maintenant nous organisons un événement qui rassemblera l’ensemble de l’industrie de l’événement en un seul endroit. eventfest ouvre des portes pour le réseautage car il connecte les organisateurs, les fournisseurs, les médias et les sponsors qui ont l’opportunité de partager leurs expériences, défis, mais aussi problèmes et solutions avec l’objectif ultime de créer de nouvelles opportunités commerciales et collaborations.

Nous savons bien que d’autres branches de différentes industries participent également à l’organisation d’événements, donc tous ceux qui sont étroitement liés à la planification et à l’exécution d’événements sont les bienvenus – des agences de relations publiques et de marketing, photographes, fleuristes, graphistes, jusqu’aux services de restauration, hôteliers et agences.

eventfest se tiendra à Wespa Spaces à Zagreb et durera deux jours (19 et 20 mai 2022). L’ensemble de l’événement sera exclusivement dédié aux sujets pertinents pour l’industrie de l’événement : de l’idée à la réalisation, comment marquer un événement, comment organiser un salon, comment devenir organisateur de mariage, comment organiser un team building, comment organiser un festival, des événements de franchise, des événements durables, des relations publiques qui suivent les événements, relations entre clients et organisateurs, dévaluation des prix, et de nombreux autres sujets.

Les nouvelles concernant l’événement sont disponibles sur le site officiel, ainsi que sur les réseaux sociaux : site web, ainsi que sur les réseaux sociaux : LinkedIn, Instagram.