Les héros de la nouvelle ère s’appellent assistants virtuels humains et ils sont le meilleur secret bien gardé

L’un des derniers outils pour améliorer la productivité est l’assistant virtuel humain (VA). Ce nouveau type de collaborateur externe permet aux entreprises de déléguer des parties non stratégiques du travail qui ne justifient pas un poste dédié. Quand vous en avez besoin, il est bon de savoir que vous pouvez compter sur cette ‘équipe de réserve sur le banc’ pour libérer des ressources clés pour vous à un moment crucial et, dans le jargon sportif, pour vous passer la balle pour un dunk. 

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Sanja Veletanlić, osnivačica Ljudomata 

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– Un assistant virtuel est un aide à temps partiel qui travaille depuis chez lui en faisant des choses que vous ne voulez pas faire ou pour lesquelles vous n’avez pas le temps. Ils n’ont pas d’heures de travail, travaillent par accord, et en plus de vous, ils ont d’autres clients. Ils fournissent divers services à distance, utilisant leur ordinateur, et facturent le plus souvent leurs services à l’heure – nous donne un aperçu de première main Sanja Veletanlić, fondatrice de Ljudomata, un portail qui est devenu un lieu de rencontre pour la communauté des assistants virtuels.

Son entreprise, avec sa marque Go2human, aide également les entreprises à naviguer dans la jungle des merveilles technologiques, tout en prenant en charge diverses tâches qui permettent à la productivité des entreprises de mieux s’écouler.

Des tâches mortelles qui consomment du temps et des nerfs (lisez : administration sans fin) ou certaines tâches plus agréables qui nécessitent des connaissances spécifiques, par exemple, une campagne marketing phénoménale sur les réseaux sociaux, peuvent facilement être externalisées à des assistants virtuels. Cela semble être le secret le mieux gardé car je parierais, dit Veletanlić, que la plupart des lecteurs de ces lignes penseront instantanément aux voix agréables d’Alexa d’Amazon ou de Siri d’Apple. (Ce sont justement eux qui écrivent vos rapports !)

Bien que la nouvelle que des assistants virtuels humains existent ne soit pas encore devenue évidente pour tous les entrepreneurs, les assistants virtuels humains se sont déjà bien établis. La quantité de travail que certains d’entre eux ont est indiquée par l’avis publié sur le site par le fondateur du portail d’assistants virtuels Ljudomat : Ce n’est pas une blague, Go2human n’accepte pas de nouveaux clients jusqu’au 1er avril !

Et ainsi Ljudomat est né

Veletanlić a fermé une porte de carrière ‘réelle’ et a ouvert une fenêtre d’opportunité virtuelle.

– Avant de décider de devenir assistante virtuelle, j’ai travaillé dans des ’emplois normaux’. J’ai passé dix-sept ans dans des entreprises en tant qu’assistante exécutive et dans le service client, puis j’ai décidé de déménager à Split. Les offres d’emploi à Split étaient beaucoup plus petites, et bien que j’aie réussi à trouver un emploi permanent en tant qu’analyste système pour une entreprise informatique nationale, je ne m’y suis pas retrouvée. J’ai démissionné et ouvert une entreprise en 2019. J’ai décidé d’offrir ce que je sais virtuellement, depuis chez moi, pour des clients qui ne se soucient pas de ma localisation – a déclaré l’entrepreneuse numérique.

Plus de 90 % de ses clients et de ses revenus proviennent actuellement de clients étrangers. La plupart viennent d’Europe, mais elle a aussi des clients en Australie et au Canada. Ce sont principalement des startups technologiques, mais elle dit que des entreprises d’autres secteurs se manifestent également. Par exemple, une entreprise de construction de l’Alaska l’a contactée pour obtenir de l’aide pour la mise en place du système Notion et la définition de certains processus. En fait, de quel secteur provient le client est moins important ; ce qui compte vraiment, c’est que ce sont des entreprises qui n’ont pas peur de la technologie. Et il y en a effectivement beaucoup.

– La demande augmente de jour en jour et a dépassé ma capacité il y a quelques mois. Je redirige les nouveaux clients qui me contactent vers des collègues qui ont passé des entretiens pour Ljudomat. C’est OK, mais j’ai aussi commencé à écrire un journal public dans lequel j’essaie de trouver une solution à cela. À travers ces écrits, j’ai décidé de créer Go2human Hub – Hub pour les assistants virtuels nationaux. Semblable à ce que j’ai fait avec Ljudomat, mais plus sérieux, organisé, et j’espère un jour – rentable – nous parle de ses projets l’assistante virtuelle pour qui c’est un emploi à temps plein et, à en juger par son engagement à rassembler une communauté de collègues, une véritable vocation. 

Le Hub contribuerait à renforcer la position des assistants virtuels en ce qui concerne leurs revenus et leurs conditions de travail, tandis que d’autre part, il garantirait un service de haute qualité de la part de personnel éduqué pour les clients. Go2human Hub n’est pas resté qu’une belle idée ; il y a quelques jours, Veletanlić a soumis une demande pour le projet ‘Démarrez quelque chose de votre propre’ et attend avec impatience la fin mars, qui apportera des résultats. Cependant, indépendamment d’eux, l’idée prendra vie car elle est plus que prête à plonger seule.

Rencontrez les assistants virtuels

Comme nous l’avons dit, il y a de la demande. Les clients se trouvent à la fois sur le marché croate et étranger car les professions virtuelles au sens plein du terme ne connaissent pas de frontières. Dans une série intéressante d’entretiens avec des assistants virtuels, Sanja Veletanlić révèle un certain nombre de ses collègues et collaborateurs et fournit un aperçu de qualité sur ce que font les assistants virtuels et comment ils ont décidé de prendre ce travail.

Par exemple, Tatjana Egli, titulaire d’un master en économie d’entreprise dans le tourisme et d’une licence en marketing, exerce ce métier depuis deux ans, et tout a commencé par la recherche d’annonces d’emploi.

– Je cherchais un changement et à trouver un emploi qui me conviendrait parfaitement. C’est ainsi que j’ai trouvé ma première collaboratrice – une entreprise en Allemagne qui médiatise des assistants virtuels pour des clients. Dès le premier jour, j’étais ravie, et tout ce qu’il fallait, c’était d’ouvrir une entreprise pour pouvoir émettre des factures. Avec des incitations à l’auto-emploi, j’ai décidé d’ouvrir une entreprise à forfait, qui convenait le mieux à mon type d’activité – a révélé Egli comment l’entreprise d’assistance virtuelle et de conseil commercial Basilisk est née. Elle a maintenant environ 15 clients réguliers à qui elle propose des présentations peintes à la main, crée et conçoit des publications pour Facebook ou Instagram, traduit des textes en langues étrangères, mais gère aussi des boutiques en ligne, effectue des tâches de support client, réalise des études de marché, ou prend en charge la communication avec les clients.

La diplômée en droit Irina Malogorski a décidé de devenir assistante virtuelle après près de 15 ans de travail dans des entreprises étrangères.

– J’ai ouvert l’entreprise Office en 2019 pour utiliser mes connaissances et mon expérience acquises en travaillant dans des tâches juridiques et administratives pour aider les petits entrepreneurs et artisans dans leur activité, qu’ils soient au tout début et aient besoin d’aide pour mettre en place leur entreprise entière ou qu’ils aient déjà fonctionné pendant un certain temps mais soient coincés dans une pile de paperasse et ne trouvent pas le temps de s’occuper de toute l’administration eux-mêmes – a déclaré Malogorski, qui recommande d’embaucher des assistants virtuels administratifs principalement aux micro et petits entrepreneurs, artisans, associations et exploitations familiales pour ‘se débarrasser de la paperasse’ et se concentrer sur ce pour quoi ils ont décidé de commencer leur entreprise. Cela leur apportera finalement, dit-elle, un développement commercial et un plus grand profit.

Nous mettrons également en avant Teu Puccetti de Rijeka, directrice exécutive du groupe Amami, qui n’assiste pas virtuellement seule mais avec des collaborateurs tels qu’un comptable, un conseiller fiscal et un expert en fonds européens. Elle a également utilisé son expérience professionnelle précédente pour démarrer quelque chose de propre, et ses clients viennent principalement par recommandation.

– Il y a des emplois où les entreprises n’ont vraiment plus besoin de quelqu’un qui reste à temps plein au bureau. Je ne dis pas qu’il n’y a pas besoin d’employés de bureau ; bien sûr, une bonne partie des entreprises en ont, mais certains emplois ou segments d’activité deviennent de plus en plus idéaux pour un collaborateur virtuel. Nous avons particulièrement remarqué cela pendant la pandémie lorsque les entreprises ont dû s’organiser du mieux possible – souligne Puccetti, dont le groupe s’occupe principalement des tâches administratives telles que les enregistrements et désinscriptions d’employés, la préparation de la documentation pour la comptabilité, le conseil sur les employés avec des tests, la gestion de projets et d’équipes, le suivi des affaires, la systématisation et la réorganisation des affaires, la logistique et la coordination de projets ou d’événements.

Ce que font les VAs en Croatie

Plongeons un peu plus profondément dans le monde de ces précieux assistants. Ljudomat a mené une enquête l’année dernière et a appris d’autres assistants virtuels humains opérant depuis la Croatie ce qu’ils font le plus souvent.

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Izvor: Ljudomat, 2020, dostupno ovdje

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Comme le montrent les résultats de cette enquête, les services qu’ils fournissent le plus souvent sont : administration, organisation, création et mise en œuvre de projets, rédaction de plans d’affaires et de procédures, création de rapports et gestion du marketing numérique.

Ils ont le plus souvent assisté dans des tâches administratives et opérationnelles, mais ils ont également travaillé dans d’autres segments d’affaires, comme visible dans la représentation graphique.

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Izvor: Ljudomat, 2020, dostupno ovdje

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La plupart des répondants (75 pour cent) ont engagé un assistant virtuel pour moins de 8 heures par semaine. 18 pour cent des répondants qui ont utilisé les services d’un assistant virtuel l’ont fait pour 8 à 16 heures par semaine, tandis que 7 pour cent ont utilisé les services d’un assistant virtuel pour 17 à 30 heures par semaine.

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Ainsi, nous vous avons révélé le secret d’une nouvelle profession qui ‘sauve des vies’ sans scalpels ni anesthésie. Nous avons eu l’occasion de nous convaincre personnellement de l’efficacité et des avantages d’un assistant virtuel tout en préparant le sujet du numéro actuel de Lider sur les applications de productivité. Lisez-le, et vous verrez combien Sanja Veletanlić y a participé. Les assistants virtuels humains sont une véritable découverte pour nous, et nous sommes convaincus que si vous ne les avez pas encore engagés, ils le seront aussi pour vous.

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