Numérisation et comment chacun d’entre nous peut commencer avec cela

Auteur : Ismeta Jašaragić, Responsable du Centre d’Affaires Électroniques

La numérisation est devenue le sujet le plus fréquemment mentionné aujourd’hui, ce qui ne fait que confirmer la nécessité d’adaptation de chaque participant individuel afin qu’elle puisse se concrétiser avec succès dans son plein sens. La numérisation est largement mise en œuvre au niveau de l’État, mais sans la volonté et l’adaptation de chaque individu, y compris des entrepreneurs et des citoyens, il n’est pas possible d’établir un processus numérique complet. Nous avons déjà d’innombrables exemples où la documentation est émise sous forme numérique, puis, d’autre part, elle est imprimée sur papier et continue de circuler sous forme papier, la plupart des participants n’étant même pas conscients que le document électronique imprimé n’est plus un document légalement valide. Un document signé électroniquement est vérifiable et légalement valide uniquement s’il est présenté sous la forme dans laquelle il a été créé, c’est-à-dire électroniquement.

Il existe également de nombreux exemples où des entrepreneurs et des individus souhaitent commencer la numérisation mais ne savent pas par où commencer. L’idée existe, ils savent quels processus numériser, mais que faire ensuite ? Par où commencer ? Étant donné que Fina s’occupe de l’e-business depuis plus de 15 ans, nous sommes souvent les premiers vers qui les utilisateurs se tournent avec des questions. Dans de nombreux cas, lorsqu’un utilisateur dit qu’il aimerait éliminer complètement le papier et signer des documents électroniquement, il ne réalise pas tout ce qui est impliqué dans une telle décision. Mais il ne faut pas se décourager. Ce n’est en fait pas si compliqué, et souvent lors de la première conversation avec l’utilisateur, nous parvenons à identifier ses besoins et à expliquer ce qui doit être fait pour réaliser ses souhaits.

Fina propose depuis de nombreuses années un grand nombre de services et de soutien, et nous allons mettre en avant ceux qui peuvent servir de base à la numérisation.

Pour commencer, la première étape consiste à prendre une décision sur les processus commerciaux que nous souhaitons numériser et qui sont les participants à ces processus. Le plus souvent, il s’agit de processus dans lesquels une personne physique signe de la documentation et où un grand nombre de papiers sont échangés. Alors que nous remplaçons le papier par des documents électroniques, nous devons également remplacer la signature sur papier par une signature électronique légalement valide, qu’il s’agisse de la signature d’un citoyen sur une demande ou d’un document émis à une autre partie par une entité commerciale.

S’il s’agit d’un processus où une signature standard sur papier doit être remplacée par une signature électronique, nous parlons toujours de certificats numériques qui permettent la signature ou le scellement électroniques. Comment alors savoir quels certificats nous avons besoin ? En fonction de qui signe la documentation dans le processus (une personne physique ou morale), différents types de certificats sont utilisés.

Pour une signature qui remplace la signature d’une personne sur papier, des certificats délivrés à une personne et liés au signataire sont utilisés. Les réglementations légales ont permis à de tels certificats légalement valides de ne plus avoir besoin d’être délivrés exclusivement sur un dispositif cryptographique (carte à puce ou jeton USB sur lequel la clé privée est stockée) qui doit être en possession exclusive du signataire, mais peuvent également être dans le cloud, et l’utilisateur peut utiliser, par exemple, son téléphone mobile pour signer. Dans ce cas, il s’agit d’un certificat pour signature électronique dans le cloud, qui peut être utilisé dans tout service web ou mobile où une signature électronique est requise, et l’avantage pour l’utilisateur est qu’il peut signer des documents ou des données électroniques de la même manière en utilisant un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur, sans avoir besoin de posséder un dispositif crypto spécial.

Ce certificat permet certainement le développement d’une gamme de solutions pour l’utilisation d’applications mobiles qui sont déjà intégrées au Service de Signature Électronique à Distance, et le signataire n’a besoin que d’avoir un certificat dans le cloud, par lequel de manière simple, en utilisant son téléphone mobile, il envoie un document signé avec une signature électronique légalement valide.

Un type de certificat relativement nouveau qui est particulièrement intéressant pour les personnes morales est le certificat de sceau électronique. Bien que cela puisse sembler ainsi, ce n’est pas un certificat qui remplace le sceau classique de l’entreprise utilisé ou précédemment utilisé sur papier pour certifier des documents, mais plutôt une confirmation électronique qui certifie qu’une entité juridique spécifique a émis et signé un document.

Ainsi, le certificat de sceau électronique est utilisé dans les cas où il n’y a pas d’obligation et il n’est pas nécessaire qu’une personne signe une certaine documentation, mais seule la signature/confirmation de l’entité juridique est requise. Le certificat de sceau électronique est délivré à une entité juridique qui est considérée comme l’Auteur du sceau en termes de réglementations légales. Un tel certificat permet la signature automatique d’un grand nombre de documents et est, comme mentionné précédemment, adapté pour sceller certains types de solutions, extraits, confirmations et autres documents qui n’ont pas nécessairement besoin d’être signés par une personne.

Pour qu’une signature ou un sceau soit intégré dans un document et soit correctement réalisé, en plus des certificats numériques, il est également nécessaire d’avoir une solution ou une application de signature. Les solutions de signature peuvent être développées par des fournisseurs d’applications/systèmes ou des solutions prêtes à l’emploi peuvent être achetées, qui peuvent être facilement mises en œuvre dans des applications/systèmes. Il est important de savoir ce qui suit : pour qu’une signature soit correctement réalisée, en plus de posséder des certificats numériques délivrés par un fournisseur de services de confiance qualifié, les solutions de signature doivent également respecter les réglementations légales et prendre en charge les formats de signature prescrits.

Fina propose des solutions prêtes à l’emploi pour les clients et les serveurs pour la signature. La solution client est appliquée pour une application/service, et ses utilisateurs finaux sont des individus qui ont besoin de signer un document, tandis que la solution serveur permet la signature/scellement automatique d’un plus grand nombre de documents. Les deux solutions respectent les normes prescrites et permettent également la mise à niveau des signatures avec le processus d’ajout d’informations (horodatage, liste CRL ou réponse OCSP) afin de maintenir la validité de la signature sur une longue période.

Maintenir la validité de la signature sur une longue période est particulièrement important pour la documentation qui doit être archivée, conservée pendant longtemps ou peut être soumise à certaines procédures administratives-juridiques. Pour garantir cela, nous utilisons un horodatage. Il est le plus souvent utilisé comme complément à la signature, mais il peut également être, ce qui est recommandé, utilisé dans tous les processus où le composant temporel est important.

Alors que nous parlons de l’échange électronique d’informations et de documents, la question de l’archivage des documents et des données créés électroniquement se pose, c’est-à-dire que leur stockage électronique sous la forme dans laquelle ils ont été créés est implicite.

Les utilisateurs peuvent sécuriser eux-mêmes l’espace disque pour le stockage, mais la question se pose de savoir si c’est vraiment tout ce qui est nécessaire pour l’archivage à long terme des documents électroniques ? Qu’en est-il de la méthode et de la vitesse de récupération, de recherche, de sécurité ? Ce n’est pas si simple ou bon marché. Les ordinateurs et l’espace disque sont relativement peu coûteux ; cependant, ils ne représentent qu’une petite partie d’un système d’archivage réussi. Il existe des systèmes d’archivage prêts à l’emploi qui peuvent résoudre cette dernière étape dans le processus de numérisation, et l’un d’eux peut également être proposé par Fina.

Fina e-Archive est un service qui permet l’archivage de toutes les formes de documents commerciaux créés sous forme matérielle ou numérique, de documents et de données utilisateur des services électroniques (e-services) qui sont connectés au système Fina e-Archive, ou de tout autre type de documents/données que l’utilisateur générera puis archivera. L’adaptabilité aux utilisateurs est évidente à travers différents modèles d’accès au service, qui sont l’accès via une application web (adapté aux petits utilisateurs) ou l’automatisation complète, directement à travers le système commercial interne, qui est adapté aux utilisateurs plus importants.

Si vous avez besoin de numériser un processus ou si vous avez besoin d’informations sur les services et solutions décrits, vous pouvez nous contacter par e-mail à [email protected].