– L’informatisation des entreprises dans les sociétés croates est généralement à la traîne par rapport aux tendances mondiales, et dans le processus d’approvisionnement, ce segment d’activité est complètement marginalisé et négligé. Les processus d’approvisionnement sont menés selon des modèles obsolètes, et des informations et des connaissances précieuses sont éparpillées sur des »feuilles Excel » et des e-mails, ce qui a un impact négatif sur l’ensemble des activités de l’entreprise – indique l’invitation à un séminaire professionnel sous l’égide de la HGK – Chambre de Commerce de Zagreb et de l’entreprise RIS d.o.o. Le 24 mai, le directeur exécutif de l’approvisionnement central chez Podravka, Davor Popović, membre du conseil d’administration de FINA, Željko Pavić, spécialiste de l’approvisionnement électronique chez Podravka, Mato Vukić, et l’expert en information de RIS, Daniel Pavlić, ont partagé les meilleures pratiques ou expériences à long terme en développement de logiciels et en e-business avec les participants.
Avec l’évaluation que l’approvisionnement est l’un des composants les plus significatifs de chaque entreprise, ayant un impact direct sur ses opérations, les experts ont présenté le potentiel des enchères électroniques, des appels d’offres électroniques, de l’e-sourcing, de la recherche de catalogues en ligne, du stockage de données en un seul endroit, et leur analyse dans le cadre d’un processus d’approvisionnement avancé et de plus en plus fréquent. Le logiciel pour l’approvisionnement électronique (e-Approvisionnement) a été présenté, qui est un système d’information intégré sophistiqué qui informatise et surveille entièrement le processus d’approvisionnement en intégrant tous les participants au processus d’approvisionnement.
Le président du conseil d’administration de RIS, Mile Pavić, a souligné dans son discours d’introduction que l’application d’e-Approvisionnement réduit considérablement le besoin de paperasse et de signature de documents qui accompagnent les appels d’offres, ainsi que les outils habituels de la suite MS Office, après quoi Daniel Pavić a énuméré les trois plus grands avantages de l’e-Approvisionnement.
Contrôle absolu du processus, transparence
Voici le contrôle absolu de chaque étape du processus d’approvisionnement et l’automatisation qui implique des économies de temps significatives, donc, par exemple, un appel d’offres qui prendrait traditionnellement plusieurs semaines peut être complété en quelques heures. La deuxième caractéristique, peut-être la plus significative pour les entrepreneurs et l’administration publique, est les économies directes, particulièrement frappantes dans le cas de la tenue d’enchères électroniques. Enfin, il y a des analyses rapides et faciles basées sur l’historique des appels d’offres précédents. Sous sa forme traditionnelle, cela peut prendre des semaines, tandis que le logiciel fournit les meilleures offres ou caractéristiques demandées en quelques secondes. Selon la présentation, l’e-Approvisionnement est en moyenne trois fois plus rapide que les méthodes traditionnelles avec des réductions de coûts allant jusqu’à 50 pour cent. Comme l’a déclaré Pavić, le but de la numérisation et de l’automatisation n’est pas de licencier des employés mais de libérer le potentiel humain pour un travail »plus significatif et constructif ».
L’importance du système d’approvisionnement numérique a été illustrée par des exemples de la République tchèque et de la Slovaquie. En tant que visionnaire et l’un des précurseurs, Petr Kajnar, le maire de la ville d’Ostrava, a été mentionné, dont l’administration a réalisé environ 1000 enchères électroniques d’une valeur totale de 48 millions d’euros de 2010 à 2013.
Le concept de transparence dans l’e-Approvisionnement a également été clarifié, qui a peu à voir avec la corruption, mais plutôt avec le sens original énoncé sur le Portail de la Langue. C’est quelque chose qui est facilement perceptible, clair et compréhensible. Pour ceux qui doutent du terme e-Approvisionnement, Pavić a noté qu’il correspond au terme anglais »e-procurement », dont le sens évolue parallèlement aux technologies connexes. Aujourd’hui, il englobe tout remplacement des formes traditionnelles d’approvisionnement, y compris les outils MS Office, par des logiciels spécialisés qui sont adaptables à l’utilisateur à travers de nombreux modules.
Expériences de Podravka
Les expériences avec l’application d’e-Approvisionnement ont été présentées par le directeur exécutif de l’approvisionnement central chez Podravka, Davor Popović, qui a déclaré que le processus d’approvisionnement, en tant que tel, est une activité créative avec des avantages concrets pour l’entreprise. Podravka a été parmi les premières en Croatie à se lancer dans la numérisation et l’informatisation de l’approvisionnement, et aujourd’hui a des postes tels que »responsable de catégorie d’approvisionnement ». L’entreprise a adopté une approche de »vue d’ensemble » envers les fournisseurs, qui suppose des partenariats à long terme dans lesquels, comme l’a dit Popović, les fournisseurs ne sont pas frappés ou écrasés.
– Si vous demandez une économie de 5 % chaque année, que fait cela finalement aux fournisseurs ? – a-t-il demandé, laissant la réponse en suspens.
Popović a révélé que Podravka prête attention à chaque détail lors de l’approvisionnement, même les plus petits. Ainsi, des économies sont recherchées partout, en partenariat avec les fournisseurs. À titre d’illustration, un pot a été utilisé, dont la qualité doit répondre aux normes, mais à travers un verre plus fin ou d’autres modifications, cela conduit à des économies. L’entreprise surveille également les prix des matières premières sur des portails spécialisés, donc le volume des commandes est souvent déterminé par des tendances mondiales qui peuvent parfois être surprenantes ou contre-intuitives, comme le prix de l’emballage PET influencé par le prix du coton.
Podravka a 2112 fournisseurs actifs, et Popović dit que l’expérience avec la numérisation, que ce soit l’e-Approvisionnement ou l’intranet de l’entreprise, est extrêmement bonne. Les économies sont significatives grâce à la centralisation du système, qui permet à tous les services ou individus responsables du processus de travailler au sein de la même interface, sans avoir besoin de paperasse. Popović a offert un aperçu de l’intranet de Podravka lors de la présentation, et il semble vraiment puissant. Les utilisateurs peuvent facilement accéder aux informations sur les transactions et accomplir la plupart des tâches d’un »clic ». Il y a, entre autres, la possibilité de paiement électronique ou d’enregistrement des heures de travail pour chaque employé individuel, ce qui a conduit le directeur à mentionner »Big Brother ». En ce qui concerne l’approvisionnement, l’interface et le tableau de bord correspondant qui offre une vue complète sur l’ensemble du »flux de travail » se sont révélés impressionnants.
Comme raison pour laquelle Podravka a opté pour l’application RIS, Popović a souligné le prix de logiciels similaires sur le marché mondial, qui, selon lui, est suffisamment élevé pour surprendre de nombreuses grandes entreprises. Le produit croate s’est donc avéré plus compétitif, tant au départ que dans l’entretien ultérieur, les ajustements subséquents ou les services supplémentaires.
e-Enchères
La présentation sur des expériences spécifiques avec les e-enchères chez Podravka a été faite par le spécialiste de l’approvisionnement électronique Mato Vukić, qui est connu comme un »utilisateur avancé ». Il a mentionné les données sur 22 enchères en un peu plus d’un an avec un volume total de 87 millions de kuna. La première enchère a eu lieu en septembre 2014, et la dernière il y a une semaine.
La plus grande enchère individuelle a abouti à un contrat d’une valeur de 28 millions de kuna, et les économies totales réalisées lors des 22 enchères s’élèvent à 1,8 million de kuna. Une simulation d’une enchère typique a également été réalisée lors de la présentation, permettant aux participants de voir qu’un processus d’enchères dans lequel l’acheteur peut définir une gamme de paramètres, y compris le montant minimum pour réduire un article spécifique de la commande afin d’éviter de marchander en lipa, aboutit à une enchère descendante.
Vukić a déclaré que les plus grandes économies individuelles avaient été réalisées lors d’une enchère pour un projet de construction, où le volume total s’élevait à 22 millions, et les économies étaient de 1,3 million de kuna.
Chez Podravka, ils ne cachent pas que le potentiel, et les pièges potentiels dans les e-enchères sont encore en cours de test. Selon les besoins, elles peuvent parfois être inapplicables ou contre-productives. Cependant, si une évaluation minutieuse et une sélection des concurrents sont effectuées, des critères sont définis, et les concurrents sont formés (familiarisation avec l’interface du logiciel), les réductions de prix et les économies dans l’approvisionnement sont, du moins dans les exemples de Podravka, garanties.
Projets pilotes d’e-Approvisionnement chez FINA
Un aperçu du potentiel de l’e-Approvisionnement dans les partenariats public-privé a été fourni par Željko Pavić, membre du conseil d’administration de FINA, qui a rappelé que l’agence investit beaucoup d’argent dans l’informatisation, et aujourd’hui offre à ses utilisateurs 136 services.
FINA a testé l’e-approvisionnement dans des projets pilotes avec la Loterie croate et le Bureau d’État pour l’Approvisionnement Central, et les résultats ont montré que cela a un impact positif sur les économies et la transparence dans les opérations des entreprises publiques.
– L’analyse des coûts des petits approvisionnements, qui en 2014 ont dépassé 9 milliards de kuna, montre que l’introduction du système d’e-approvisionnement apporte des économies dans le budget (étatique) d’un milliard et demi de kuna – a déclaré Pavić, exprimant le désir et l’espoir que le gouvernement et l’administration actuels adopteront rapidement des »projets de démonstration » dans les entreprises publiques et les unités de gouvernement local.
Pavić a rappelé que les conditions dans les marchés publics sont plus strictes et plus réglementées que dans le secteur privé et a ajouté que le projet de nouvelle loi implique actuellement l’obligation de rechercher le prix économiquement le plus favorable, qui est l’un des critères définis que l’application d’e-Approvisionnement peut fournir en quelques minutes, tandis que traditionnellement, l’examen et l’évaluation prendraient des jours ou des semaines, selon l’ampleur de l’appel d’offres.
– Si, comme nous, vous avez 1200 appels d’offres, les économies en argent juste en heures payées s’élèvent à 12,5 millions de kuna, et cela permet aux gens de faire des travaux alternatifs – a déclaré Pavić, concluant que l’adoption de l’e-Approvisionnement implique la transparence dans l’épuisement du budget, ce qui peut provoquer une résistance dans l’administration d’État.
