Comment garantir plus de temps et être plus efficace ?

Votre emploi du temps est déjà surchargé, vous ne pouvez de toute façon pas terminer votre travail à temps car il y en a tout simplement trop, vous restez plus longtemps au travail, et quand vous rentrez enfin chez vous, une pile d’obligations personnelles vous attend. Vous savez que vous essayez, que vous donnez tout, votre entourage peut le confirmer, cependant, il n’y a tout simplement pas assez de temps pour tout ce qui doit être fait…

Vous vous demandez comment ? Votre emploi du temps est déjà surchargé, vous ne pouvez de toute façon pas terminer votre travail à temps car il y en a tout simplement trop, vous restez plus longtemps au travail, et quand vous rentrez enfin chez vous, une pile d’obligations personnelles vous attend. Vous savez que vous essayez, que vous donnez tout, votre entourage peut le confirmer, cependant, il n’y a tout simplement pas assez de temps pour tout ce qui doit être fait. La situation semble parfois désespérée. Vous vous demandez ce que vous pouvez faire d’autre. Imaginez un instant que la journée dure, disons, 36 heures au lieu de 24 heures. Ce serait génial, vous réussiriez à tout faire à temps et auriez encore du temps pour vous amuser, sortir, vous promener et vous réunir avec votre famille et vos amis. La douloureuse vérité est que nous ne pouvons tout simplement pas prolonger le temps, nous ne pouvons pas l’arrêter, nous ne pouvons pas le stocker, nous ne pouvons pas le laisser pour plus tard. Le temps n’est pas sous notre contrôle et il avance sans relâche d’une seconde à l’autre, d’un jour à l’autre, complètement indépendant de notre influence.  Nous ne pouvons pas gérer le temps ! Alors nous nous demandons ce que nous pouvons faire, ce que nous pouvons gérer ?

La seule réponse à cette question est – nous pouvons nous gérer  nous-mêmes dans ce temps.

Certaines personnes pourraient maintenant conclure avec déception qu’il n’y a rien à cette recommandation car elles gèrent déjà bien leur temps et qu’il n’y a tout simplement pas d’aide. Est-ce vraiment le cas ? Demandez-vous si vous utilisez efficacement les outils pour vous gérer dans le temps dont vous disposez ?  Vos compétences en gestion de soi et en gestion des autres sont-elles développées ? Quels outils ? Quelles compétences ? Lentement, nous y arriverons. D’autres pourraient dire – je n’ai tout simplement pas la capacité de me gérer, je suis comme ça par nature. Cependant, la gestion de soi dans le temps est une question de choix et n’a rien à voir avec le talent naturel et les prédispositions. Un troisième dira qu’il a tout simplement trop de tâches à accomplir et que s’il n’avait pas autant de tâches, il serait bon pour se gérer dans le temps. Une telle pensée est un paradoxe en soi. Juste au moment où nous avons tant de tâches et un emploi du temps frénétique, il y a le plus grand besoin de développer des compétences basées sur les principes d’une gestion de soi réussie dans le temps.

Si vous pensez encore avoir fait tout ce qui est en votre pouvoir et que vous ne pouvez rien changer, ne perdez pas votre temps précieux à lire plus loin. Si, cependant, vous croyez qu’il y a sûrement un moyen de garantir plus de temps pour ce que vous n’avez pas eu le temps de faire jusqu’à présent, continuez à lire.

Bien sûr, en plus d’avoir plus de temps libre, nos objectifs sont également :
• d’être toujours composé et équilibré ;
• concentré sur les tâches ;
• efficace au travail ;
• de savoir quoi, comment et quand faire ;
• d’avoir les choses autour de vous sous contrôle ;
• de donner l’impression d’une personne qui se tient fermement sur ses pieds et sait ce qu’elle fait ;
• d’être présent ici et maintenant.

Pour atteindre ces objectifs (en gardant à l’esprit le thème principal de cet article), nous nous approchons en réfléchissant à trois questions stratégiques principales :

• Où en sommes-nous maintenant ?
• Où voulons-nous être?
• Comment y arriverons-nous ?

Nous mettrons en évidence les principes fondamentaux sur lesquels nous basons nos réponses à la troisième question stratégique, qui est – Comment y arriverons-nous ?

Principe n° 1 – Concentrez-vous sur les activités à fort rendement

Ce qui est important ici, c’est que nous nous concentrions sur les résultats, pas sur le fait d’être occupé, actif ou diligent… Que signifie cela en réalité ? Je crois que tout le monde est familier avec le principe de Pareto 80:20. Il stipule essentiellement que, par exemple, 80 % des bénéfices proviennent de 20 % des clients, 20 % du personnel cause 80 % des problèmes, 20 % des produits fournissent 80 % des bénéfices, etc. Vous pouvez déjà conclure que 80 % des efforts non ciblés ne produisent que 20 % des résultats, d’où il suit que nous obtenons 80 % des résultats avec seulement 20 % de travail ciblé. Maintenant, réfléchissez à ce qui se passe lorsque nous identifions quels 20 % de tâches sur lesquelles concentrer toute notre attention et notre énergie.

Principe n° 2 – Mangez cette grenouille !

C’est un dicton bien connu du gourou américain des affaires Brian Tracy. De quoi s’agit-il ? Nous devrions commencer la journée par la tâche la plus grande, la plus difficile et la plus importante ; la tâche qui a le plus grand impact sur votre travail ou votre vie (rappelez-vous le premier principe).  Donc, si votre tâche est aussi grande et difficile que de manger une grenouille, alors laissez cela être la première chose que vous faites ce jour-là. Pourquoi ? Parce que c’est si difficile que tout le reste ira beaucoup plus facilement. Que se passe-t-il si nous ne le faisons pas de cette façon ? Manger une grenouille est vraiment très difficile et peut-être qu’il vaudrait mieux le laisser pour plus tard. Que pensez-vous ? Vous reconnaissez-vous peut-être dans la PROCRASTINATION ? Croyez-moi, vous n’êtes pas seul dans cela. Beaucoup le font, et ce qui est important est reporté dans le temps devient plus grand et plus lourd. Finalement, cela devient si grand et lourd dans nos têtes que cela commence à nous effrayer, entraînant une procrastination supplémentaire, et ainsi de suite.

Principe n° 3 – Travaillez par blocs de temps

La technologie moderne d’aujourd’hui nous a permis d’être disponibles partout et à tout moment par divers moyens de communication. Nous avons la merveilleuse capacité de recevoir des e-mails sur des appareils mobiles afin d’avoir des informations instantanées lorsque quelqu’un nous envoie quelque chose. Il y a aussi l’option pour une petite fenêtre de s’ouvrir dans le coin inférieur droit de notre ordinateur nous informant que nous venons de recevoir un message e-mail. À quel point c’est technologiquement merveilleux et avancé par rapport à avant où nous devions cliquer et vérifier si quelque chose était arrivé par la poste ! Maintenant, posons-nous une question un peu plus profonde : qu’est-ce qui est réellement merveilleux à ce sujet ? Qu’est-ce que nous réalisons avec cela ? Nous ouvrons la possibilité pour les activités d’autres personnes qui font simplement leur travail (nous contacter) de déplacer notre attention de ce que nous faisons actuellement à tout moment. Que se passe-t-il alors ? Notre attention se déplace de ces 20 % (voir le premier principe) vers quelque chose dont nous ne savons même pas si c’est important ou urgent. Il y a beaucoup de telles distractions chaque jour. En plus des e-mails qui « apparaissent », il y a aussi des appels téléphoniques inattendus, ainsi que les interruptions inévitables de vos collègues qui vous entourent.

Principe n° 4 – Éliminez les tâches pour lesquelles vous n’êtes pas payé

Gardez toujours à l’esprit quel est votre rôle au sein de l’organisation. Demandez-vous quelles tâches vous êtes payé pour et lesquelles quelqu’un d’autre est payé pour. Si vous passez votre temps à faire quelque chose qui n’est pas de votre responsabilité, qui fera alors votre travail ? Bien sûr, cela ne signifie pas qu’à partir de maintenant vous serez égoïste, ne pensant qu’à vous-même et vous fermant dans votre monde. Cela signifie simplement que vous devez pleinement justifier le but de votre existence au sein de l’organisation, que vous soyez le PDG ou dans un autre poste. Ce principe est étroitement lié au concept de délégation, qui est une compétence qui doit être développée.

Principe n° 5 – Éliminez les activités personnelles (privées) au travail

Pensez (ou tenez un registre pendant 1 semaine) à combien de conversations personnelles vous avez au téléphone pendant que vous êtes au travail ? Combien de temps passez-vous à parler à votre conjoint, vos enfants, vos amis sur des sujets tels que – les enfants sont-ils prêts pour l’école, quand doivent-ils partir, ont-ils déjeuné, ont-ils la clé ? Travaillez-vous seul dans le bureau ou vos collègues sont-ils également contraints d’écouter vos conversations qui n’ont rien à voir avec le travail ? Si vos collègues doivent aussi écouter cela, le temps d’interruption de concentration double, triple, et à la fin de la journée, votre bureau et votre inbox sont remplis d’obligations pour lesquelles vous devez rester plus longtemps ou ajouter aux obligations de demain ou finalement ramener chez vous. Comment votre foyer va-t-il recevoir cela ?

Principe n° 6 – Pensez sur papier

Certaines personnes n’aiment pas penser sur papier. Elles pensent avoir une très bonne mémoire et que tout ce qu’elles doivent faire est mieux gardé dans leur tête. Tout cela est une question d’habitude ; il est difficile de commencer à garder les choses sur papier si nous ne l’avons pas fait jusqu’à présent. La compétence de gestion de soi dans le temps ne vient pas naturellement comme c’est le cas pour toutes les compétences. Cela nécessite de la pratique. Et pourquoi devrions-nous même pratiquer la pensée sur papier ? Il y a plein de raisons à cela. Si vous pensez sur papier, vous trouverez plus facile de structurer vos obligations selon les priorités. Vous saurez exactement quoi déléguer et quoi faire vous-même. Vous sélectionnerez simplement vos 20 % de tâches les plus importantes (voir le premier principe) et vous concentrerez sur elles. Vous saurez exactement quoi faire en premier, quoi en second, et combien de temps vous avez besoin pour chaque tâche.

Principe n° 7 – Dites “NON” à certaines tâches

Nous conviendrons tous que nous ne pouvons pas tout faire en même temps. Nous devons apprendre à dire “NON” à certaines tâches. Si nous ne disons pas “NON” à des choses non importantes, nous serons contraints de dire “NON” à certaines choses importantes, et vous pouvez conclure où cela mène. Il vaut mieux faire quelques choses bien et avec plaisir que de se précipiter, mal, et avec difficulté à faire beaucoup de choses. Mais comment dire “NON” au patron quand il nous donne des tâches que nous ne pouvons tout simplement pas accomplir, et quel est l’intérêt de développer des compétences quand nous sommes submergés par des tâches qui n’en finissent pas ? La réponse à ce problème est très simple. Votre patron n’a en réalité pas une vision claire de tout ce que vous devez faire et où vous en êtes actuellement avec le temps si vous ne l’informez pas de manière transparente à ce sujet. Cela vous prend quelques minutes (si vous respectez le principe n° 6), et ensemble avec eux, convenez de quelles tâches sont les plus hautes priorités, et pour les autres, informez-les simplement que vous ne pourrez pas les accomplir dans le temps que le patron pourrait attendre.

Comment mettre tout cela en pratique

En théorie, tout cela semble bien, cependant, la question se pose de savoir comment mettre tout cela que nous avons pris conscience à travers les principes en pratique et atteindre ces objectifs que nous avons fixés au tout début. La réponse réside dans le fait que nous avons mentionné plus tôt, qui est si important que nous allons le répéter une fois de plus. Il s’agit de la compétence de gestion de soi dans le temps. Chaque compétence peut être apprise et pratiquée. Cela est connu de tous les athlètes de haut niveau. Une petite partie, presque négligeable, réside dans la génétique et le talent.

Une fois que nous maîtrisons les compétences qui nous permettront d’avoir plus de temps libre, moins de stress, une meilleure concentration, plus de résultats commerciaux, etc., nous pourrons les utiliser tout au long de notre vie et à chaque occasion, que ce soit dans le domaine professionnel ou privé. Par conséquent, commencez à vous gérer immédiatement !

Mario Buljan, directeur et formateur en affaires – Vrata znanja d.o.o. – www.ewyse.agency i www.proaktivnaodgovornost.eu

À propos de l’auteur : Mario Buljan est le directeur et un formateur et consultant en affaires certifié pour la mise en œuvre et le développement d’une culture de responsabilité proactive. Après plus de 20 ans d’expérience professionnelle dans une large gamme de métiers et de projets, Mario, économiste de profession, est le fondateur de la société Vrata znanja et l’initiateur de la branche DOOR Training International en Croatie, l’une des principales organisations mondiales axées sur le développement des compétences commerciales, ainsi que de la société Partners in Leadership, le leader mondial n° 1 dans le domaine du développement d’une culture de responsabilité proactive.  À la fin de 2015, avec un groupe de jeunes professionnels, il a décidé de faire un tournant dans les affaires, en introduisant un service de numérisation dans le transfert de connaissances et en se tournant vers des clients mondiaux. Avec cette décision, DOOR Croatie devient eWyse, une agence d’apprentissage numérique. Il a des années d’expérience dans la délivrance de formations dans divers domaines d’affaires et un grand nombre de participants satisfaits. Il est certifié pour dispenser une large gamme de formations en vente, négociation, compétences en leadership, créativité, ainsi que de nombreuses autres compétences de développement personnel. Parmi ses spécialités, Mario aide avec succès les responsables RH à maîtriser les compétences de mesure de l’impact de l’éducation sur l’organisation pour présenter des résultats visibles et mesurables. Il opère avec succès dans le domaine du développement de changements positifs dans les cultures organisationnelles, est certifié pour les processus d’établissement d’une culture de responsabilité proactive, dans le but d’aider les clients à atteindre des résultats organisationnels clés.  Jusqu’à présent, il a travaillé avec succès sur la mise en œuvre de processus avec la direction et le leadership de plusieurs entreprises leaders en Croatie.