Les entrepreneurs sont autorisés à personnaliser les formulaires de paie

Le Règlement sur le contenu des salaires, des compensations salariales ou des indemnités de licenciement entre en vigueur le 1er juillet (NN 32/15), et d’ici là, les employeurs sont tenus d’aligner leurs documents de paie avec celui-ci. Un entrepreneur nous a contactés, qui n’est pas tout à fait clair sur les dispositions de ce règlement, et nous croyons qu’il y en a d’autres qui sont confus par ses dispositions, donc c’est une occasion de les clarifier.

Tout d’abord, disons que pour l’interprétation, il ne faut pas se tourner vers l’Administration fiscale, comme notre lecteur l’a fait, car ils nous ont dit que le Règlement avait été rédigé par le Ministère du Travail et du Système de Pension et que c’est la bonne adresse pour obtenir de l’aide concernant cette question. Cependant, nous critiquons également l’Administration fiscale pour ne pas avoir répondu à sa demande jusqu’à ce jour et l’avoir dirigé comme ils l’ont fait avec nous, et s’il ne nous avait pas approchés, peut-être qu’au 1er juillet, il n’aurait pas aligné la paie dans son entreprise.

La première incertitude concerne les formulaires IP1, NP1, IO1 et IO2, qui font partie intégrante du Règlement (Article 9), mais il n’est pas clair s’ils doivent être remplis obligatoirement ou s’ils servent d’exemple. La logique suggère qu’ils sont obligatoires, mais les entrepreneurs sont confus par le fait que certains éléments dans le Règlement ne figurent pas dans ces formulaires.

Ils ne sont pas des écritures sacrées

Par exemple, l’entrepreneur dit que le Règlement (Article 3, paragraphe 13) indique ‘date fixée pour le paiement des salaires’ et fait référence à un élément (paiement des salaires), mais dans le formulaire IP1, des dates sont requises pour cinq éléments (salaire net payé, deux piliers de l’assurance pension, impôt anticipé et surtaxe, type et montant de la déduction). Que doit faire l’entreprise dans ce cas, ou comment résoudre la divergence entre le Règlement et les formulaires, demande notre lecteur. Un autre exemple se trouve à l’Article 3, paragraphe 4 du Règlement, qui indique ‘heures d’absence injustifiée de l’employé en raison de la faute de l’employé’. Cela n’est pas présent dans le formulaire IP1, mais se trouve dans le NP1. Par conséquent, la question est de savoir si les paies doivent être alignées avec ce qui est écrit dans le Règlement ou selon les formulaires et comment la divergence entre le Règlement et les formulaires peut être résolue.

Le Ministère du Travail et du Système de Pension confirme notre hypothèse selon laquelle le remplissage des formulaires est obligatoire lors de la soumission des paies, les employeurs pouvant personnaliser ces formulaires, c’est-à-dire élargir le contenu avec des données qu’ils maintiennent et qui ne figurent pas dans les formulaires. Cela signifie que les formulaires ne sont pas des écritures sacrées et peuvent être modifiés, ou comme ils le disent au Ministère, adaptés. Cela signifie que l’incertitude concernant la section ‘date fixée pour le paiement des salaires’ dans le Règlement est résolue car l’entrepreneur remplit cinq éléments énumérés dans le formulaire ou même plus.

Un appel au Ministère

– Ainsi, par exemple, dans les cas où le salaire d’un employé est retenu pour plusieurs raisons, l’employeur pourrait, au lieu d’une section ‘type et montant de la déduction’, créer plusieurs sections de ce type pour enregistrer chaque déduction séparément. Il en va de même pour toutes les autres données pour lesquelles l’employeur pourrait personnaliser ou élargir le formulaire – ils transmettent du Ministère.

Il faut reconnaître que le Règlement est formulé de manière assez maladroite et, d’après ce que nous avons lu, il faudrait probablement un avocat pour approfondir cette question afin de se conformer aux obligations envers l’État. Par conséquent, nous ferions appel aux employés du Ministère du Travail et du Système de Pension pour trouver un moyen de corriger ces lacunes dans le Règlement car il y aura sûrement d’autres personnes dans le doute. De même, il y aura certainement ceux qui feront des erreurs au début, donc il serait bon de leur expliquer où ils se trompent dans les premiers mois.