La gestion de l’impression permet d’économiser de l’argent et du temps

Quel que soit le format des documents, qu’ils soient papier ou numériques, ils sont inévitablement présents partout dans l’environnement professionnel. Nous en avons besoin pour interagir avec les clients ou gérer les opérations commerciales. Cependant, la plupart des entreprises ne savent toujours pas combien de temps et d’argent elles dépensent pour le traitement des documents et le contrôle des dispositifs d’impression. La mise en œuvre du contrôle des documents apporte des économies mesurables et améliore considérablement les processus commerciaux.

La gestion de l’impression peut être définie comme la supervision et la gestion des dispositifs pour l’impression de documents électroniques, la copie, la numérisation, ainsi que la capacité à contrôler les coûts de l’entreprise. Dans l’environnement commercial moderne d’aujourd’hui, les structures de gestion des entreprises font face à la nécessité d’atteindre des bénéfices en augmentant à la fois les revenus et en réduisant les coûts comme principaux facteurs pour atteindre les objectifs fixés. Il est de la responsabilité de chaque manager de trouver des domaines d’économies dans les opérations de l’entreprise et de les maximiser. Un domaine possible d’économies dans les affaires est précisément la gestion de l’impression.

Mesurable et non mesurable

Les coûts associés à l’impression peuvent être divisés en coûts directs (mesurables) et indirects (non mesurables). Le premier groupe comprend les coûts de maintenance des dispositifs et des consommables, tandis que les coûts indirects incluent des dépenses plus difficiles à mesurer telles que les coûts de temps lorsque les dispositifs ne sont pas disponibles, le remplacement des consommables exactement au moment où cela est nécessaire, et l’impact direct le plus significatif sur la productivité des employés.

La manière de permettre la réduction des coûts d’impression dans les entreprises est de transférer l’ensemble du processus d’investissement à dépense ou d’externaliser l’ensemble du processus, c’est-à-dire de déléguer l’ensemble de la fonction à une entreprise externe spécialisée dans ce domaine.

L’externalisation peut apparaître dans les entreprises sous diverses formes, de la simple location de dispositifs lorsque la société mère se procure elle-même les consommables, à l’externalisation qui implique la location de dispositifs de manière à ce que la consommation soit payée par page imprimée, tandis qu’une entreprise spécialisée dans la location de dispositifs s’occupe de l’appareil, de sa disponibilité, et fournit des consommables complets (toners, fusibles, papiers, films…) jusqu’à ce qu’on appelle l’impression à la demande.

Pourquoi externaliser

Les coûts sont toujours la raison numéro un pour laquelle les entreprises décident d’externaliser leur impression entière. L’équipement et l’expertise nécessaires pour préparer des matériaux marketing de qualité, des publications professionnelles, ou similaires selon les normes actuelles de qualité d’impression et de design sont devenus trop coûteux pour la plupart des entreprises. Le coût de tels matériaux, en plus du design, comprend la mise en page de textes et d’images, la numérisation de matériaux, et divers autres services qui font partie intégrante du processus de création de documents, de la conception à l’apparence finale. Pour cette raison, les entreprises choisissent souvent de laisser l’ensemble du processus à des experts dans une entreprise spécialisée.

Impression à la demande

‘L’impression à la demande’ est l’un des services dans le monde de la gestion de l’impression. Sa principale caractéristique est l’économie de temps, un avantage qui est particulièrement évident dans les contacts avec les clients potentiels. À mesure que la concurrence devient de plus en plus dynamique et que le marché devient plus flexible, la dimension temporelle de l’adressage des clients et de la présentation des services ou produits avant les entreprises concurrentes devient de plus en plus importante.

À titre d’exemple, une situation typique serait qu’une entreprise crée le design et le contenu de matériaux marketing, utilise des dispositifs d’impression de bureau, le matériel est ensuite imprimé, et s’il répond aux normes de l’entreprise, il est envoyé par courrier standard aux clients et électroniquement comme moyen de contact supplémentaire. Ce processus implique de nombreux employés, utilise les ressources d’impression de l’entreprise, et le résultat peut ne pas être un matériel de qualité supérieure livré aux clients de la manière la plus rapide possible.

Aujourd’hui, il existe des sites web spécialisés où un service peut être sélectionné permettant à une entreprise de ne plus s’occuper de cette partie de l’impression et de la livraison de matériaux aux clients après l’envoi du matériel et de la liste des adresses des clients. Le prix de tels services est très raisonnable, et les entreprises optent souvent pour eux. Cette méthode d’externalisation est une combinaison du travail propre de l’entreprise sur le matériel et de la délégation de la phase finale d’impression et de livraison à des professionnels.

‘Conducteur’ des résultats commerciaux

Il arrive très souvent que la structure de gestion dans la plupart des entreprises soit consciente que des fonds importants sont dépensés pour l’impression, mais ce coût est souvent mal défini et ne reçoit pas beaucoup d’attention. Une fois calculé, les entreprises optent pour ce qu’on appelle des solutions externes qui leur permettraient d’atteindre les économies nécessaires.

Cela signifie pratiquement que l’ensemble de l’impression de l’entreprise, d’un point de vue coût, devient un ‘conducteur’ des résultats commerciaux et du profit potentiel. Le point clé dans la gestion de l’impression est le coût par page imprimée. Le processus de création de solutions externes pour la gestion de l’impression commence par l’évaluation de l’état actuel chez l’utilisateur en termes de nombre de pages imprimées ou copiées, de l’utilisabilité de chaque dispositif, et de son emplacement. La prochaine étape du projet consiste à installer une application pour surveiller et gérer les dispositifs d’impression sur un réseau de n’importe quelle taille.

Après avoir collecté les paramètres d’entrée de l’utilisateur potentiel, il est nécessaire de consulter l’utilisateur pour créer un instantané de ses besoins en termes de base installée de dispositifs, des emplacements des dispositifs qui doivent nécessairement être installés à un endroit spécifique en raison des besoins commerciaux, indépendamment de leur utilisation. La phase suivante consiste à créer une offre de qualité qui inclut tous les paramètres collectés. La gestion de l’impression est une entreprise rentable, bien que de telles initiatives aient souvent du mal à réussir en raison d’un accent excessif uniquement sur la technologie. Cependant, nous nous concentrons sur les processus et les personnes qui les utilisent. Comprendre les besoins des employés et leurs processus est un paramètre clé dans le développement et la mise en œuvre d’une stratégie de gestion de l’impression. Nous minimisons les perturbations de l’équilibre et des habitudes grâce à une gestion efficace du changement, un soutien à l’utilisateur final, une formation et une communication.