Lors d’une réunion d’équipe, il est presque une règle qu’il y ait des individus qui parlent plus et plus fort que d’autres. De plus, il y a souvent ceux qui restent silencieux pendant une plus grande partie de la réunion, mais dont la contribution est extrêmement importante. Comment le leader d’une telle réunion peut-il modérer la discussion et trouver un équilibre adéquat d’énergie ?
Question :
Il y a quelques mois, je suis tombé sur ces textes et je suis un lecteur fidèle depuis. Je dirige des équipes de projet dans l’industrie informatique depuis plusieurs années et je me retrouve souvent incertain de la manière de tirer le meilleur parti des individus talentueux. Jusqu’à présent, je n’ai pas trouvé de bonne solution à cela. En effet, au début de chaque projet, il est très important que tous les participants comprennent clairement ce qui est attendu de nous. Les exigences des clients sont souvent imprécises et techniquement difficiles à exécuter. Pour trouver une solution, des réunions de projet sont toujours organisées où divers aspects du projet sont discutés et une solution optimale est recherchée. Il est très important que les participants à ces réunions soient motivés, qu’ils réfléchissent vraiment et qu’ils partagent librement leurs pensées avec les autres. C’est là que le problème se pose : il arrive souvent que ceux qui sont les plus bruyants soient précisément ceux qui ont le moins à offrir, tandis que les vraiment intelligents se retirent. Je dois noter que la plupart des très bons programmeurs sont irréparablement introvertis. Ma question est comment réduire le volume des bruyants et amplifier la voix des intelligents et des timides ?
Réponse :
En lisant votre lettre, le premier attribut dont je suis devenu conscient est – constructif. Comme je vous entends et vous comprends, vous voulez trouver un moyen pour que les réunions de projet soient constructives. Je ne veux pas dire qu’elles ne sont pas constructives maintenant, mais il est évident qu’avec de plus grandes contributions des timides (et éventuellement de plus petites contributions des bruyants), elles atteindraient un niveau de constructivité plus élevé.
Si tel est le cas, je suggère que nous partions de ce terme ! Pour que quelque chose soit constructif, il est nécessaire d’avoir une certaine structure. La structure implique un espace de travail, mais aussi des limites. En plus de l’espace physique et temporel, il existe également des espaces créatifs, professionnels et technologiques, ainsi que de communication. Tout comme il est très clair qui est responsable de quel segment de travail sur le projet, il est nécessaire d’introduire une certaine structure dans la création même de la solution technologique. Puisque vous dites que les réunions discutent de divers aspects du projet et qu’il est important que les pensées soient librement partagées, c’est-à-dire communiquées, il peut être utile d’introduire une structure de communication.
L’outil le plus connu pour partager des pensées est le brainstorming (je crois que vous en êtes familier), mais les gens pensent souvent qu’il s’agit simplement d’une expression d’idées sans censure. Si le brainstorming n’est pas préparé et guidé, il conduit souvent aux situations que vous décrivez – une disproportion des mots prononcés d’un côté par rapport à l’autre. Par conséquent, faites attention à ne pas tomber dans le piège appelé « la créativité naît du chaos » car c’est incorrect. La confiance, la liberté, la spontanéité et le plaisir sont les conséquences d’un sentiment de sécurité et d’acceptation, c’est-à-dire d’une certaine quantité de structure. Et c’est alors que nous sommes créatifs !
