Le besoin de contrôle dans l’administration publique est croissant

Les spécificités du contrôle dans l’administration publique est le sujet que le professeur Hoffman Werner de l’Université d’économie de Vienne a ouvert dans la deuxième partie de la première conférence internationale sur la gestion efficace dans le secteur public organisée par Lider et Kognosko Controlling, sous les auspices du ministère des Finances.

– Le contrôle est le cœur de chaque domaine ; cela signifie une gestion active axée sur des objectifs et des activités ciblées. Grâce à l’infrastructure de contrôle, le soutien à la structure de gestion est rendu possible car les employeurs sous pression doivent prendre des décisions, fournir des informations et coordonner diverses activités pour atteindre un objectif commun – Werner a introduit le sujet, en soulignant l’importance de fonder les objectifs sur la transparence pour voir l’écart entre ce qui aurait dû être réalisé et ce qui a été réalisé.

Cependant, le problème de la transparence est, a-t-il poursuivi, qu’elle est nécessaire mais pas toujours souhaitée partout.

Et pourquoi devrions-nous utiliser le contrôle dans l’administration publique ?

– Il existe depuis de nombreuses années dans les entreprises, mais l’administration publique pensait pouvoir s’en passer. Cependant, le besoin de contrôle émerge de plus en plus. C’est une conséquence des attentes croissantes de l’administration publique. D’une part, les demandes des citoyens augmentent, de meilleurs résultats sont attendus, etc., et d’autre part, les limites des dépenses pour cela deviennent de plus en plus petites. Les demandes sur l’administration publique sont de plus en plus nombreuses, et cela est de plus en plus financé par les impôts. C’est insoutenable – a averti Werner.

À l’avenir, il faudra faire encore plus avec encore moins, a-t-il poursuivi, et cela nécessite de se concentrer sur des tâches et des questions importantes : quels sont les effets importants que nous devons atteindre et quelle est l’utilisation efficace des ressources pour y parvenir. Nous parlons, bien sûr, d’efficacité et d’efficience.

La question n’est pas combien de ressources nous avons à notre disposition, a-t-il ajouté, mais ce que nous allons réaliser avec elles. Quelles ressources avons-nous besoin, pour quelles tâches, et quels effets allons-nous atteindre avec elles ; ce sont trois choses clés qu’il a soulignées.

– Vous devez constamment vous interroger sur ce que vous allez réaliser, si vous avez les ressources pour cela, et si elles sont en corrélation intelligente avec ce que vous voulez atteindre. Cela nous donne un aperçu de la manière de nous comporter par la suite – a conseillé Werner, en soulignant que les objectifs doivent être formulés intelligemment et doivent être réalistes.

Cependant, les objectifs ne peuvent pas être complètement contrôlés, peu importe les actions entreprises et combien on essaie.

– Il n’est pas normal qu’un objectif soit atteint à cent pour cent. L’écart par rapport à l’objectif est en réalité la normalité. La question maintenant est de savoir combien d’écart il y a, ce qui l’a causé, et ce que nous pouvons faire pour le changer. Nous devrions réfléchir à ce que nous pouvons apprendre de cet écart et comment éviter de le répéter – un autre de ses conseils.

Bien qu’il n’existe pas de moyen plus efficace d’apprendre la gestion et aucun autre moyen durable, le contrôle est parfois mal mis en œuvre dans la réalité. Il est souvent mis en œuvre davantage en termes de bureaucratie numérique, ce qui n’encourage pas l’apprentissage. Le contrôle doit être basé sur un large éventail qui permet d’apprendre des erreurs.

– Le concept ne doit pas être basé uniquement sur des chiffres car cela entrave l’ensemble du système – a souligné Werner, présentant une étude de cas intéressante qui a montré comment le contrôle est mis en œuvre dans une université autrichienne, où ils mesurent combien de diplômés ils auront, combien seront employés et quand, etc.

– Créez une culture de contrôle car je suis sûr que cela peut fonctionner – a conclu Werner.

Quelle est l’efficacité de l’administration publique ?

Après sa présentation, une discussion a eu lieu sur le thème de la gestion efficace et des expériences en Croatie, modérée par le consultant Denis Petrović de Contrast, dans laquelle, aux côtés de Werner, Ursula Rosenbichler du ministère autrichien de l’Administration, Gerhard Zotter du ministère autrichien des Finances, et le représentant parlementaire du HDZ Domagoj Ivan Milošević ont participé.

Petrović a réitéré le postulat des conférences précédentes selon lequel la question la plus importante n’est pas combien de personnes travaillent dans le système, ou combien nous pouvons économiser grâce à des licenciements, mais quelle est l’efficacité de l’administration publique.

– La perception est que moins d’employés entraînent moins de coûts, mais c’est une solution apparente. Si nous ne voulons pas nous retrouver dans une impasse, nous devons penser à l’avenir. Alors, comment l’administration sera-t-elle conçue dans cinq ans, avec quelles ressources, tâches et objectifs, et ensuite je dois planifier le chemin dans cette direction. Il est nécessaire de changer la façon de penser dans l’ensemble du système. Je viendrai si je marche – a déclaré Rosenbichler.

Milošević a acquiescé mais a souligné que la Croatie a un énorme problème de chômage, ce qui nous distingue de l’Autriche, et nous sommes également assez en retard sur les réformes.

– C’est précisément pourquoi l’efficacité est cruciale. Le secteur privé a été endommagé par la crise, essaie de s’adapter radicalement, tandis que le secteur public n’a pas changé ni s’est adapté. La conséquence de cela est une explosion de la dette publique. Nous sommes à la traîne dans la gestion des entreprises. Le secteur public doit être séparé de la gestion des entreprises et de l’administration. Les ministères doivent être déchargés de la gestion quotidienne des entreprises publiques, des biens immobiliers, etc. Il y a beaucoup de choses que l’Autriche a faites que la Croatie doit encore affronter – a déclaré Milošević.

Un des problèmes fondamentaux dans l’introduction du contrôle est la résistance, mais aussi la connaissance et la technique.

Hoffman a souligné que l’ensemble du système s’est adapté rapidement et que les universités ont relativement rapidement accepté le contrôle et son introduction dans les programmes éducatifs. Il a recommandé cela à la Croatie également.

L’Autriche a opté pour une obligation légale dans la mise en œuvre du contrôle. Ainsi, l’instrument est inscrit dans la loi, même dans la Constitution. L’obligation légale est-elle une mesure positive ou négative ?

– Positive, définitivement – a conclu Rosenbichler.

Mais la question est de savoir s’il y a une volonté politique en Croatie.

– Il est clair pour tout le monde en Croatie que le modèle précédent est insoutenable. Je regrette que nous n’ayons pas pris toutes les mesures nécessaires au cours des dernières années, en particulier une gestion efficace, tant dans l’administration que dans les entreprises publiques. Dans ce sens, l’histoire de combien et où se trouvent les employés est trop accentuée. Vous devez avoir des objectifs, et la plus grande responsabilité commence au niveau du gouvernement. Contrairement à l’Autriche, la Croatie est encore un pays en transition. Nous devons encore construire des institutions. Quand vous n’avez pas cela, les élites politiques deviennent plus importantes car elles fixent le rythme du changement et la manière de gérer – a répondu Milošević.

Concernant la gestion des actions dans les entreprises publiques et la privatisation contre la professionnalisation, l’Autriche a un chemin similaire à celui de la Croatie, tant en matière de privatisation que de gestion des entreprises publiques stratégiques.

– Le problème n’est pas tant où vous en êtes aujourd’hui, mais quelle est votre tendance, et la nôtre est négative, surtout par rapport à l’Autriche – a souligné Milošević.

Il doit être su, a-t-il conclu, qui fait quoi et quelles sont leurs obligations, que ce soit privé ou public.

Créer de la transparence

La dernière partie de la conférence a commencé par des modèles concrets et des exemples d’introduction du contrôle dans l’administration publique. Dietmar Ranftler de la direction de KABEG a introduit le sujet avec une présentation sur le contrôle dans le système de santé autrichien, qui est présent depuis environ 20 ans. La santé occupe un tiers du budget autrichien, avec environ 30 milliards d’euros dépensés pour la santé.

– Créer de la transparence est l’une des tâches essentielles du contrôle. Cela se fait sur la base de chiffres et de données. Les exigences que les contrôleurs doivent satisfaire augmentent, et il a finalement été montré que le contrôle lui-même, ou la formation des contrôleurs, n’est pas suffisant. Il est essentiel de créer des plateformes de communication de manière à ce que le personnel médical soit impliqué dans le développement d’outils pour mettre en œuvre le contrôle. Ainsi, la communication est, aux côtés d’autres compétences des contrôleurs, très importante – a souligné Ranftler.

Un autre objectif important de la réforme de la santé est de réduire les coûts, mais les coûts ne peuvent pas être réduits ; plutôt, leur croissance soudaine ne peut être que prévenue. L’objectif est donc de réduire le taux de croissance des coûts. De 2012 à 2016, leur objectif est d’économiser 1,3 milliard d’euros.

– Si le contrôle doit être mis en œuvre dans le secteur de la santé, un niveau de communication est également nécessaire, donc le plus grand défi est de créer une communication entre les contrôleurs et les médecins. Le contrôle nous donne de la transparence, de l’objectivité et une base pour la discussion. Ensuite, la possibilité de gestion se présente. Cela permet d’éviter le gaspillage de fonds publics. Il est essentiel que la pensée directrice du contrôle soit introduite à tous les niveaux. Le contrôle devient de plus en plus important à mesure que la pression pour réduire les coûts augmente. Et, je suis convaincu que le contrôle peut augmenter l’efficacité – a conclu Ranftler.

Georg Jocham, directeur du contrôle à la compagnie ferroviaire autrichienne OBB, a poursuivi avec un exemple de contrôle dans le secteur ferroviaire et l’instrument de gouvernance d’entreprise et de tarification transparente pour les services d’intérêt public.

Les chemins de fer autrichiens emploient plus de 70 000 employés. Ils ne sont pas privatisés mais sont hautement professionnalisés. Jocham a également souligné l’importance de la transparence.

– Le contrôle a une tâche très importante dans l’établissement des relations avec les clients et avec l’entreprise. Il soutient les décisions, et les décisions sont soutenues de manière à contribuer à la transparence et à être pertinentes en termes de gestion. Les informations doivent être claires et sans ambiguïté. Si vous emballez trop de chiffres non pertinents dans un rapport, il sera illisible, et le rapport inutilisable – a-t-il conseillé, décrivant à quoi ressemble le système de contrôle dans l’OBB, à quoi ressemblent leurs rapports, de quoi ils sont responsables, etc. Le contrôle dans l’OBB est responsable de la planification des résultats, des rapports de groupe, etc. Ils, en bref, établissent des normes et surveillent ensuite leur mise en œuvre.

Ils ne sont pas encore complètement réussis, a-t-il conclu à la fin, mais ils se comportent comme une entreprise tout à fait normale ; comme si nous ne faisions pas partie de la propriété d’État.

Le contrôle est un soutien à la gestion

Le dernier exemple vient de Croatie. Romina Ercegović, responsable du contrôle chez FINA, a parlé du contrôle stratégique et opérationnel chez FINA et des différences entre eux. Ils les considèrent différemment, a-t-elle souligné, mais ils sont interdépendants et ne peuvent pas être considérés séparément.

Dans FINA, le contrôle est un soutien à la gestion dans la mise en œuvre de ses fonctions, compte tenu de l’environnement commercial extrêmement changeant. La base du contrôle est, a souligné Ercegović, de reconnaître les potentiels futurs qui sont significatifs pour le fonctionnement de FINA et son positionnement dans le futur.

Denis Petrović de Contrast a conclu la conférence avec plusieurs hypothèses pour la mise en œuvre du projet de ‘contrôle d’État’.

– Une décision politique est la base de tout. Ensuite, il est nécessaire de sélectionner des parties prenantes structurelles pour la mise en œuvre et la restructuration, la synergie des ressources du ministère des Finances, des entreprises publiques et des agences, et d’autres unités budgétaires. De plus, la gestion de projet doit être déterminée, la gestion formée, et ne pas transformer la mise en œuvre des mesures de réforme en un projet ICY à tout moment. C’est un projet structurel et de processus, et les TIC ne peuvent en être qu’un soutien. Et enfin, il est nécessaire d’assurer la gestion du changement et une stratégie de communication claire – a conclu Petrović, en soulignant que des attentes clairement définies augmentent les chances de mise en œuvre réussie de l’établissement du contrôle, c’est-à-dire d’augmentation de l’efficacité.

Rien ne peut se faire du jour au lendemain, a-t-il souligné, certaines des conclusions clés qui peuvent être tirées de la conférence, rien n’est gravé dans la pierre, la volonté politique est importante et nécessaire, mais aussi une équipe opérationnelle capable, ainsi que l’éducation, le changement de sensibilisation et la communication.

Jasmina Očko de Kognosko Controlling a ajouté qu’une toute nouvelle formation pour le contrôle dans le secteur public en Croatie sera annoncée, ce qui aboutira à des contrôleurs certifiés pour l’administration publique.