Cinq conseils pour un grand événement et 10 erreurs à ne pas commettre

Peu importe combien de fois vous avez assisté avec assiduité à des événements, conférences et rassemblements similaires, et peu importe combien vous avez soigneusement recueilli des expériences et noté les erreurs des autres dans l’espoir de les éviter lors de l’organisation de votre propre événement, il y a toujours de petits détails qui peuvent gâcher l’impression générale.

Guidé par la thèse que les petites choses peuvent mener à la folie ou changer radicalement les choses pour le mieux, l’un des co-auteurs du site eventmanagerblog.com, Kelwin Newman, a compilé une liste de cinq détails auxquels prêter attention lors de l’organisation d’un événement. En effet, ce sont des actions qui coûtent souvent rien mais qui valent leur pesant d’or, et les organisateurs les oublient souvent parce qu’ils se concentrent sur les étapes plus grandes et ‘sérieuses’ de la création de l’événement.

Plus c’est grand, mieux c’est
Newman commence par noter que les organisateurs oublient souvent l’importance des badges nominaux pour les participants à l’événement. Le premier conseil pour un grand événement est que le badge ou l’accréditation suspendu autour du cou du participant doit afficher en grandes lettres grasses le nom, le prénom et le poste de la personne qui le porte. On suppose que l’organisateur a enregistré le nom de chaque âme assise dans la salle, et cela ne signifie pas grand-chose pour eux ou du moins pas autant que pour les autres participants. Ils veulent savoir qui est la personne à côté d’eux, à qui ils veulent s’adresser, et, en fin de compte, cela les aide à se souvenir de qui ils viennent de rencontrer parmi des centaines ou des milliers de personnes. Ou, comme le dit Newman, il serait préférable d’utiliser la police gratuite ‘Blue Highway’, qui marque les panneaux de circulation américains, car si le nom ne peut pas être vu à dix mètres, vous n’avez rien fait. De plus, il ajoute qu’à l’ère du réseautage sur les réseaux sociaux, certains participants sont plus facilement reconnus par leur nom Twitter, donc cela ne ferait pas de mal de l’inclure sur le badge (ou l’accréditation) de taille décente. Cela peut sembler drôle, dit Newman, mais le bénéfice est énorme, et les gens vous en seront reconnaissants.

Pauses envoyées par Dieu
Cependant, ce ne sont pas seulement ces grands noms clairement marqués des participants qui sont utiles pour leur réseautage. Le deuxième conseil pour un grand événement concerne donc – les pauses. Newman a noté que dans les premières années d’organisation d’événements, il était désireux de ‘bourrer’ autant de contenu que possible dans le moins de temps possible. Bien sûr, son besoin de remplir le programme avec un contenu meilleur, plus grand et de meilleure qualité est logique, surtout considérant que quelqu’un a payé des frais pour être éduqué, pour en apprendre davantage sur son domaine d’intérêt. Oui, c’est vrai, mais encore une fois, ce n’est pas la seule raison pour laquelle quelqu’un assiste à un événement professionnel. Alors que les managers se précipitent d’une réunion à l’autre, passant du temps courbés dans leurs bureaux, l’événement arrive, d’un côté, comme un répit, et de l’autre, une grande opportunité de ‘conduire’ autant de conversations d’affaires que possible en aussi peu de temps que possible. Dans ce sens, les pauses sont un don du ciel, et il devrait y en avoir autant que possible, même si elles sont plus courtes. Concernant cette partie programmatique (il est recommandé d’éviter les mêmes conférenciers/panelistes prévisibles), un autre détail intéressant souligné par le gestionnaire d’événements Newman est que les véritables vétérans des conférences et des événements d’affaires peuvent être reconnus par l’endroit où ils s’assoient. Il ne parle pas des premières rangées, où s’assoient les soi-disant invités distingués ou VIP, mais des managers assis juste à côté – d’une prise de courant. Ainsi, un invité expérimenté prendra un siège où il peut facilement charger son téléphone mobile, son ordinateur portable ou tout autre gadget qu’il utilise. Newman assure que de nombreux organisateurs oublient ce détail, ce qui facilite un séjour prolongé à l’événement parce que, soyons honnêtes, la plupart des participants ne sont pas constamment concentrés sur des conférences ou des présentations mais utilisent leurs appareils quand ils le souhaitent.

Énergie sponsorisée
En installant des rallonges, comme le suggère le troisième conseil pour organiser un grand événement, vous ravirez vos invités, mais l’organisateur pourrait également persuader un opérateur ou une autre marque technologique de ‘sponsorer’ cette énergie, permettant une participation confortable à l’événement. Le confort est lié au quatrième conseil pour un grand événement, car envoyer des e-mails sur ‘à quoi s’attendre’ aide beaucoup. Il a été prouvé que les participants envoient souvent des questions aux organisateurs avant l’événement, telles que – quel est le ‘code vestimentaire’. Pour leur faire gagner du temps et montrer que vous vous souciez vraiment de leur bien-être et de leur confort, envoyez un e-mail à la liste des participants avec des réponses aux questions clés avant l’événement. En plus du ‘code vestimentaire’, ils seront intéressés de savoir si de la nourriture et des boissons seront servies, si le Wi-Fi est fourni, ou si des documents des présentations seront disponibles. Pour les questions qui surgissent pendant l’événement, Newman, comme cinquième recommandation, conseille aux organisateurs de publier des informations sous un hashtag spécifique sur Twitter (sur un mur vidéo, si possible) qui pourraient être utiles, comme où ils peuvent trouver le mot de passe Wi-Fi ou où ils peuvent charger la batterie de leur téléphone mobile. Peu importe à quel point ces conseils peuvent sembler banals ou trop simples, Newman assure qu’ils amélioreront l’impression de l’événement parce que, si rien d’autre, en adoptant ces détails, vous montrez aux invités que vous vous souciez de leur confort et de leur bien-être. Et cela, en fin de compte, est la chose la plus importante.

Dix erreurs à ne pas répéter

1. Répéter les mêmes conférenciers même s’ils sont les plus grands experts dans le domaine. Les événements ne tolèrent pas la répétitivité et la prévisibilité.

2. Les problèmes de réseau, ou les problèmes de Wi-Fi, sont acceptables s’ils sont résolus dans les deux minutes. Littéralement. Sans accès Wi-Fi, vous ne devriez même pas tenir l’événement.

3. Le programme ne doit pas être envoyé au format PDF. Demander aux destinataires de télécharger des documents sur leurs ordinateurs est, au minimum, impoli.

4. Le site web est l’une des choses les plus importantes qui façonne l’impression de l’ensemble de l’événement et les capacités des organisateurs. Il ne doit pas être médiocre.

5. Trop de technologie, ainsi que des versions numériques de l’événement (applications, pages de fans de l’événement, comptes Twitter de l’événement, etc.) peuvent submerger les participants. Un équilibre doit être trouvé.

6. Demander aux utilisateurs d’envoyer des formulaires d’inscription par fax est un grand – non. Toute activité impliquant l’impression et l’envoi de fax devrait être oubliée.

7. Une inscription lente sur le site web est l’une des choses infiniment irritantes qui peuvent dissuader un invité de l’événement. Tout doit être impeccable.

8. Si vous ne couvrez pas les frais d’hébergement pour les visiteurs, aidez-les avec les réservations. Publiez des informations sur les hôtels et les tarifs sur le site web.

9. Le même emploi du temps de l’événement (inscription, conférence, déjeuner, conférence, fête) peut être ennuyeux. Introduisez au moins de petites surprises.

10. L’absence de technologie (même la publication de l’emploi du temps sur un mur vidéo) indique que les organisateurs sont dépassés. Un équilibre doit être trouvé.