La distribution des tâches de travail et des responsabilités implique des instructions détaillées sur ce qu’il faut faire et comment le faire. Cela ne signifie pas qu’il faille expliquer pour quoi les membres de l’équipe sont formés professionnellement, mais plutôt fournir des conseils sur la manière d’utiliser les expériences passées dans leur travail, où chercher une assistance experte, sous quelle forme présenter leur travail, et des questions similaires.
écrit par Laslo Torma
La plupart des managers sont tellement préoccupés par ce qui est urgent qu’ils ne prêtent souvent pas suffisamment attention à ce qui est vraiment important, même si ce n’est pas actuellement urgent. Cela peut conduire, et conduit souvent, à ce que l’ensemble de l’opération commerciale ne fonctionne pas de manière optimale et que les plans ne soient pas réalisés comme prévu, ce qui nuit à la fois à l’entreprise et au manager lui-même. Le seul moyen efficace d’éviter de tels problèmes est une délégation efficace des responsabilités et des tâches. Cependant, cela n’est pas aussi simple qu’il y paraît au départ, car cela nécessite que certaines conditions soient remplies au préalable, la première étant que le leader dispose d’une équipe fiable, qualifiée et motivée. Cependant, le caractère du leader peut également être une cause de l’incapacité à déléguer efficacement une partie de ses responsabilités. Dans de tels cas, il s’agit souvent d’une personne qui se méfie des autres et croit que personne ne fera le travail mieux qu’elle, ainsi que de leaders qui ont tendance à être ‘l’épice dans chaque soupe’. Dans les deux cas, le leader doit surmonter ses lacunes et permettre aux membres de l’équipe d’exécuter les tâches qui leur sont confiées de la manière qu’ils estiment la meilleure, dans le cadre des pouvoirs qui leur sont accordés.
Avis Précédents
Ce qu’un employé doit savoir :
• quand commencer à travailler sur une tâche et quand la terminer
• quand, à qui et comment rendre compte de l’avancement du travail
• faits, opinions et attitudes connus sur le travail basé sur des tâches similaires précédemment complétées
• toutes les données d’entrée connues concernant le travail qui leur est confié
• l’ordre des opérations qui doit être suivi lors de l’exécution du travail
• qui contacter pour des informations (le superviseur immédiat ou des individus de leur équipe)
• si une médiation du superviseur est nécessaire pour des contacts externes ou non
• quelles décisions ils peuvent prendre de manière indépendante, sans demander ou obtenir l’approbation du leader de l’équipe
• quelles décisions concernant le travail ne doivent être prises que par le leader
• avec qui ils doivent être en contact lors de l’exécution de la tâche de travail
Lorsque les employés sentent que le superviseur leur fait confiance, ils s’efforceront de toutes leurs forces de justifier cette confiance. Sinon, ils travailleront sans enthousiasme suffisant. Ils devraient également avoir la chance de démontrer leur propre initiative, leurs connaissances et leur expérience. Les leaders qui évitent de déléguer l’autorité sont généralement de mauvais organisateurs car ils ne peuvent pas voir leur travail dans son ensemble. Une mauvaise organisation est la cause la plus courante d’échec et de conflit. Un mauvais travail prévaudra également et une mauvaise atmosphère de travail existera là où les responsabilités et les pouvoirs ne sont pas clairement délimités, car chaque membre de l’équipe a le droit de savoir exactement ce qui est attendu d’eux, quelles sont les limites de leurs responsabilités et de leurs pouvoirs.
Pourquoi Déléguer
Coûts Inférieurs, Plus de Satisfaction
• les membres de l’équipe sont plus satisfaits car il est complètement clair ce qui est attendu d’eux et quels sont leurs pouvoirs.
• cela permet de contrôler l’exécution des tâches de travail, car les effets peuvent être mesurés plus efficacement.
• cela permet d’identifier des lacunes spécifiques des membres de l’équipe et, sur cette base, d’évaluer le besoin de leur développement professionnel, de leur réaffectation à un autre poste, ou même de leur licenciement.
• cela permet au leader de l’équipe de consacrer une plus grande partie de son temps à d’autres aspects plus importants de son travail, des tâches qu’il ne peut pas et ne doit pas déléguer à d’autres
• utilisation plus efficace du temps de travail, réduction des coûts grâce à une meilleure utilisation des employés, des matériaux et de l’équipement
• moins d’erreurs lors de l’exécution des tâches de travail et plus de satisfaction des employés, car les responsabilités et les pouvoirs sont clairement définis
Instructions Détaillées
Pour déléguer une partie de ses tâches à d’autres, le leader de l’équipe doit d’abord savoir en quoi consiste son travail et comment décomposer ce travail. Lorsqu’il détermine les tâches qui doivent être complétées pour chaque tâche spécifique, dans quelle qualité et dans quel délai, il est prêt à assigner des tâches de travail à ses subordonnés. Dans ce contexte, un travail de qualité est la somme de toutes les tâches complétées, et son objectif est le résultat final fixé ou requis par un appel d’offres, un contrat ou une instruction. Pour y parvenir, les membres de l’équipe doivent recevoir des instructions explicites et détaillées sur ce qu’il faut faire et comment le faire, et ce qui est attendu comme résultat de leur travail.
Si les instructions du superviseur ne sont pas claires et données avec patience, les malentendus, les résultats moins bons et les retards dans l’exécution des tâches ne peuvent être évités, car il n’y a presque aucune limite à la capacité humaine de mal comprendre ou de mal interpréter quelque chose. Le leader ne doit pas expliquer à l’exécutant ce pour quoi il est formé professionnellement, mais plutôt lui dire comment utiliser les résultats des travaux précédents dans l’exécution de la nouvelle tâche, où chercher une assistance consultative experte, sous quelle forme présenter son travail, et des questions similaires.
Autorité Partielle ou Totale
Déléguer une responsabilité, ou assigner une tâche à quelqu’un signifie transférer la responsabilité à cette personne, mais aussi lui accorder l’autorité d’exécuter la tâche conformément aux instructions reçues, aux qualifications professionnelles et à l’expérience. Il est donc déraisonnable de déléguer une responsabilité ou d’assigner une tâche de travail à quelqu’un qui n’a pas les qualifications professionnelles nécessaires, l’expérience ou les attributs psychophysiques requis. Cependant, peu importe à quel point cela peut être déraisonnable, cela se produit très souvent dans la pratique et toujours avec des conséquences négatives. Un leader ne peut pas déléguer entièrement sa responsabilité à quiconque, mais il peut déléguer une autorité partielle liée à l’exécution de certaines tâches. L’autorité peut être déléguée pour agir au nom du leader dans le cadre de ses instructions.
C’est ce qu’on appelle l’autorité partielle, sans l’autorité de prendre des décisions indépendantes. Bien sûr, une autorité totale peut également être déléguée, c’est-à-dire autoriser quelqu’un à ‘penser et agir’ au nom du leader, et une combinaison de ces deux types d’autorité est également possible. La responsabilité doit toujours être accompagnée de l’autorité appropriée. Si des problèmes surviennent, les causes sont généralement que les responsabilités et les tâches ne sont pas clairement définies lors de l’assignation des tâches de travail. Une tâche de travail représente en fait une responsabilité déléguée, décomposée de manière à spécifier tout ce que l’employé doit savoir et respecter pour que la tâche de travail soit claire et plus facile à exécuter. La tâche de travail peut également contenir une répartition chronologique des phases individuelles de l’exécution de la tâche de travail, c’est-à-dire l’ordre dans lequel le leader souhaite que la tâche de travail soit exécutée.
