En raison des avantages, il est essentiel de déclarer la location de bureaux

Un locataire qui paie la TVA sur la base des frais facturés peut utiliser le droit à la taxe d’entrée de la facture entrante pour la location de locaux commerciaux, même si cette facture n’est pas payée.

Écrit par : mr. sc. Marija Zuber, conseiller-rédacteur au magazine Comptabilité et Finance
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Selon la Loi sur la location et la vente de locaux commerciaux, le contrat de location pour des locaux commerciaux doit être conclu par écrit. La loi réglemente également le contenu minimum obligatoire du contrat et stipule explicitement que ce contrat doit contenir, entre autres, des informations sur les locaux commerciaux loués, les activités à réaliser dans les locaux, ainsi que le montant du loyer et les délais de paiement. Si le délai de paiement du loyer n’est pas convenu, le locataire est tenu de payer le loyer mensuellement à l’avance, au plus tard le cinquième du mois. Il peut être convenu que le locataire, en plus du loyer, supporte également certains coûts liés à l’utilisation et à l’entretien des locaux.

Typiquement, il s’agit de coûts pour le chauffage, la consommation d’eau et l’électricité. Si rien de spécifique n’est indiqué dans le contrat de location concernant les coûts d’entretien des locaux commerciaux, le locataire est légalement responsable des coûts d’entretien courant des locaux commerciaux. L’entretien courant comprend le nettoyage, les travaux de peinture, les réparations mineures des installations et des tâches similaires. Pour les locaux commerciaux dans un bâtiment, le locataire est également tenu de supporter les coûts de maintenance des dispositifs et services communs effectués dans le bâtiment, tels que le nettoyage des parties communes, l’entretien des ascenseurs, etc. Bien sûr, les parties contractantes peuvent également convenir dans le contrat que les coûts de maintenance commune du bâtiment sont inclus dans le loyer convenu.

Le contrat de location peut être conclu pour une durée déterminée et prend alors fin à l’expiration du temps pour lequel il a été conclu. Si le contrat de location est conclu pour une durée indéterminée, il prend fin par notification, mais seulement après le délai de préavis convenu. Si aucun délai de préavis n’est convenu, il s’élève à trois mois. Un contrat de location pour des locaux commerciaux pour une durée indéterminée ne peut être résilié que le premier ou le quinzième jour du mois, sauf accord contraire dans le contrat lui-même. Le locataire n’a pas le droit de sous-louer les locaux commerciaux loués ou une partie de cet espace, sauf accord contraire.

Loyer à l’avance

La location de locaux commerciaux est soumise à la TVA à un taux de 22 pour cent. Si le propriétaire est un assujetti à la TVA, il est tenu d’émettre une facture pour le service de location fourni à la fin de chaque mois. Le locataire peut utiliser la taxe d’entrée de la facture entrante pour la location de locaux commerciaux uniquement après avoir reçu la livraison et la facture de contenu prescrit. S’il est également convenu à l’avance, le locataire peut utiliser la taxe d’entrée de la facture pour l’avance payée, mais selon la même règle, à savoir que la facture doit contenir toutes les données prescrites comme contenu minimum obligatoire de la facture sur la base de laquelle il est permis de déduire la taxe d’entrée. Par exemple, dans les cas où le loyer est payé pour plusieurs mois à l’avance, le propriétaire est tenu d’émettre une facture pour l’avance reçue, sur la base de laquelle le locataire peut déduire la taxe d’entrée. À la fin de chaque période comptable, le propriétaire émet une facture pour le service de location fourni dans laquelle il facture la TVA, mais il ne la paie plus, car il annule la facture précédemment émise pour l’avance reçue pour la même période comptable. De même, après avoir reçu la facture entrante pour le service de location, le locataire annule la facture précédemment reçue pour l’avance payée sur la base de laquelle il a déjà déduit la taxe d’entrée, de sorte que la facture pour le service de location reçu ne donne pas le droit de réutiliser la taxe d’entrée.

Dépenses déductibles d’impôt

Un locataire qui paie la TVA sur la base des frais facturés peut utiliser le droit à la taxe d’entrée de la facture entrante pour la location de locaux commerciaux, même si cette facture n’est pas payée. La seule exception concerne les cas où le propriétaire a émis une facture marquée R-2. La taxe d’entrée ne peut être utilisée sur la base d’une telle facture qu’une fois la facture payée. Bien sûr, pour les locataires qui sont des particuliers payant la TVA sur la base des paiements reçus, la règle s’applique que l’utilisation de la taxe d’entrée est conditionnée par le paiement de la facture, peu importe qu’il s’agisse d’une facture entrante marquée R-1 ou R-2. Si le propriétaire n’est pas un assujetti à la TVA, il ne facture pas la taxe sur la valeur ajoutée, et le locataire n’acquiert pas le droit à la taxe d’entrée. Lorsque le propriétaire est un particulier qui ne tient pas de comptabilité commerciale mais paie l’impôt sur le revenu sur la propriété sur la base d’une décision de l’Administration fiscale, il n’est pas nécessaire d’émettre des factures mensuelles pour le loyer convenu. La base légale pour la reconnaissance des dépenses liées à la location de locaux commerciaux est le contrat de location, qui sert de document crédible pour l’enregistrement des dépenses commerciales. Les coûts de location de locaux commerciaux sont, dans le montant total convenu, des dépenses commerciales de l’entrepreneur opérant dans l’espace loué. De plus, tous les coûts liés à l’utilisation et à l’entretien courant des locaux commerciaux loués sont des dépenses commerciales déductibles d’impôt.

Avantages sur les factures de services publics

Dans la pratique, les locataires souhaitent utiliser le droit à la taxe d’entrée des factures entrantes pour l’électricité, le chauffage et d’autres coûts liés à l’utilisation et à l’entretien des locaux qui sont adressés au propriétaire. Cependant, le locataire a le droit à la taxe d’entrée uniquement sur la base des factures des fournisseurs sur lesquelles ils (le locataire) sont mentionnés comme destinataires de la livraison. En effet, les factures pour l’électricité, la consommation d’eau, etc., continuent souvent d’arriver adressées au propriétaire, mais elles sont payées par le locataire sur la base du contrat de location. De telles dépenses sont des coûts pour le locataire, mais elles ne leur donnent pas le droit d’utiliser la taxe d’entrée en raison de défauts formels. Le locataire ne possède pas une facture valide pour exercer le droit à la taxe d’entrée, car une telle facture doit contenir des données sur la personne morale ou physique en tant que destinataire de la livraison, y compris le nom, l’adresse et leur numéro fiscal.

Ce problème est facilement résolu dans les cas où le propriétaire est un assujetti à la TVA, car il facture (pré-facture) tous les coûts liés à l’utilisation des locaux, qui sont supportés par le locataire selon le contrat conclu. Cependant, si le propriétaire n’est pas un assujetti à la TVA, le locataire ne peut non seulement pas exercer le droit à la taxe d’entrée de la facture entrante pour le loyer, mais il est également privé de la TVA des factures entrantes pour l’électricité, le chauffage, la consommation d’eau, éventuellement même les connexions téléphoniques, etc. Dans la pratique, il y a souvent un problème pour déterminer la part des coûts qui se rapportent aux locaux commerciaux loués lorsque les factures pour les coûts d’utilisation des locaux ne couvrent pas uniquement les coûts dans l’espace loué. Par exemple, il est possible qu’une partie d’une maison soit louée, et que le compteur de consommation d’électricité ne soit pas séparé, ou que les factures pour le chauffage central concernent l’ensemble du bâtiment, et non seulement la partie du bâtiment où les locaux commerciaux sont loués. Dans de telles situations, le locataire ne se voit reconnaître qu’une partie des coûts totaux dans ses dépenses commerciales, et seulement la partie pour laquelle il peut prouver avec des documents crédibles qu’elle se rapporte aux locaux commerciaux utilisés.

Seulement jusqu’à 5 000 kuna en espèces

Le mode de paiement du loyer convenu dépend principalement de savoir si le propriétaire est une personne morale ou physique. Si le loyer est payé à une personne morale, et que le montant de la facture individuelle est inférieur ou égal à 5 000 kuna, le paiement en espèces est autorisé. Les factures individuelles pour un loyer dépassant 5 000 kuna doivent être payées par virement du compte du locataire au compte du propriétaire. Dans les cas où le loyer est payé à une personne physique, le paiement sur un compte bancaire est obligatoire, quel que soit le montant payé. Lorsque le propriétaire est une personne physique, il exige souvent que le locataire couvre son obligation fiscale sur le revenu selon la décision émise par l’Administration fiscale, en plus du montant du loyer.

Cela n’est autorisé que sur la base d’une instruction (cession) par laquelle la personne physique en tant que créancier du loyer instruit son débiteur (le locataire) de diriger une partie du loyer convenu, au lieu de son compte bancaire, vers le compte de l’impôt sur le revenu. En effet, un tel paiement est toujours un paiement d’une partie du loyer convenu pour le locataire, car l’impôt sur le revenu sur la propriété doit peser sur le propriétaire personne physique. Parfois, les parties contractantes dans le contrat de location conviennent d’un montant de loyer de x kuna augmenté de l’impôt sur le revenu correspondant. Substantiellement, le montant total convenu représente le loyer pour les locaux commerciaux, car l’impôt sur le revenu que le locataire paie au nom et pour le propriétaire est également un revenu ou un bénéfice pour la personne physique.