Bureau sans papier

Actuellement, environ sept mille entités commerciales en Croatie utilisent des signatures électroniques, principalement dans leurs communications avec les institutions gouvernementales, mais aussi dans leur propre environnement commercial.

Écrit par : Renato Đurđević

Au début des années 1980, lorsque les ordinateurs ont été introduits dans le monde des affaires, il a été largement annoncé que la fin des bureaux ensevelis sous des piles de papier était proche. Cependant, l’optimisme initial s’est rapidement estompé. Non seulement la quantité de papier dans les bureaux n’a pas diminué, mais elle a même augmenté. Il y avait, en fait, une manie pour imprimer tout et n’importe quoi. Dans le livre inspirant The Myth of the Paperless Office publié par MIT Press, les scientifiques britanniques Abigail Sellen et Richard Harper ont fourni des raisons convaincantes pour lesquelles le concept de ‘bureau sans papier’ reste un mythe.

Plus de texte ici. Une raison clé est que la technologie moderne n’a pas encore trouvé quelque chose d’aussi simple et efficace à utiliser qu’un document papier. Que cette documentation papier, même après près de deux mille ans d’utilisation, n’ait pas encore dit son dernier mot est attesté par l’invention de la société Xerox, qui développe un papier spécial sur lequel l’écriture durera jusqu’à 24 heures, après quoi les données disparaîtront, permettant au papier d’être réutilisé. Bien sûr, ce papier est destiné aux notes et à un usage à court terme et apportera des économies significatives en affaires. Davor Jardas, directeur de G2R, une entreprise informatique qui installe des systèmes de gestion de documents électroniques, estime que la question clé est la réticence et l’inconfort face à la nouvelle technologie, ce qui entraîne une résistance à l’introduction de la documentation électronique.

– Les gens ne veulent généralement pas changer, et la nouvelle technologie change nécessairement les habitudes et les façons de travailler. Il est difficile d’éliminer le papier car les gens se sentent souvent mieux lorsqu’ils tiennent quelque chose dans leurs mains, lorsqu’ils peuvent s’asseoir à un bureau, lire et prendre des notes sur papier ; c’est une question d’habitude, mais même ces habitudes profondément ancrées commencent lentement à changer – a-t-il déclaré.

Bureau hybride aujourd’hui et à l’avenir

Aujourd’hui, nous avons, et il semble que ce sera le cas dans un avenir proche, un bureau hybride qui combine papier et diverses documentations électroniques. Ainsi, le développement des systèmes d’affaires ne sera pas basé sur le remplacement complet des documents papier par des électroniques, mais sur la coexistence de ces deux concepts de stockage de données, où les applications de gestion des processus d’affaires et des documents assurent l’intégration des matériaux papier et électroniques. Dans un effort pour rendre les affaires plus efficaces, les entreprises croates prennent conscience des avantages des nouvelles solutions et commencent lentement à numériser les piles de papier écrasantes et encombrées.

La quantité de documentation que les entreprises envoient à leurs partenaires, reçoivent et qui sert à la communication et aux affaires internes augmente chaque jour… Toute cette documentation est difficile à lire ou à analyser, et il est encore plus difficile de la transmettre ou de la fournir pour examen aux employés qui en ont besoin ou pourraient en avoir besoin. Lorsqu’un fichier est urgent, il ne peut généralement plus être trouvé, et peu importe à quel point la recherche traditionnelle est astucieuse, la recherche dans la documentation est une tâche laborieuse. De plus, les coûts de recherche manuelle dans la documentation et d’archivage dépassent souvent la valeur des données individuelles.

Base de données électronique

Avec l’aide de la technologie de l’information moderne, il est possible de convertir toute la documentation en forme électronique et de stocker plusieurs centaines de kilogrammes de papier sur un disque HDD, CD ou DVD. En plus d’être beaucoup plus simple et moins cher de stocker et d’utiliser la documentation sous cette forme, elle est accessible via le système d’information à tous les ordinateurs de l’entreprise, avec certaines autorisations. Pour éliminer la plupart du papier du bureau, une base de données centrale doit être formée où tous les documents seront stockés. Tout ce que l’utilisateur a à faire est de scanner le document souhaité sur un appareil multifonction, de sélectionner qu’il souhaite l’enregistrer dans la ‘base de connaissances’ à partir du menu, et le reste est un processus automatisé.

Avant de sauvegarder dans la base de données, des métadonnées sont ajoutées au document pour faciliter sa recherche ultérieure dans la base de données, et une reconnaissance optique de caractères (OCR) est effectuée afin que le contenu des fichiers puisse également être recherché. Il existe de nombreux avantages d’une telle base de données par rapport à une pile de papier classique : recherches de documents plus rapides ; création d’une vaste base de données avec des documents vieux de plusieurs années ; un groupe entier d’utilisateurs peut utiliser simultanément des documents de la base de connaissances. Le système d’information permet une recherche instantanée de la documentation par titre, auteur, type, mots-clés, description, intervalles de temps, but, destinataire, etc., et une telle documentation peut facilement être agrandie, réduite, dupliquée, découpée ou imprimée sur papier.

Tout sur Internet

Le Parlement a récemment adopté la Loi sur les documents électroniques, qui permettra une meilleure gestion des documents électroniques dans les affaires en Croatie et encadrera légalement la numérisation et le stockage numérique des documents. Un cadre légal a été spécifiquement établi pour la soi-disant signature électronique, équivalente à une signature manuscrite, qui accélère et simplifie les affaires, car un document valide peut être signé et échangé sur Internet entre des partenaires commerciaux qui n’ont jamais besoin de se rencontrer. En termes simples, il n’est plus nécessaire d’attendre que des contrats papier soient échangés par courrier, signés et renvoyés.

En ce qui concerne la communication avec les organismes gouvernementaux, des services sont disponibles qui, étant donné qu’ils utilisent des signatures électroniques, ne nécessitent plus l’envoi de formulaires et de documents papier, tels que les formulaires de TVA, les rapports financiers annuels et les rapports statistiques trimestriels, les formulaires RS, les enregistrements et les radiations d’entreprises et d’employés dans le HZMO. Actuellement, environ sept mille entités commerciales utilisent des signatures électroniques, principalement dans leurs communications avec l’État, puis dans leur propre environnement commercial. La Croatie, soulignent les experts en informatique, accuse un certain retard, mais pas trop, par rapport aux pays développés dans l’organisation de la documentation. Cependant, avec l’approche de l’Union européenne, qui promeut les affaires électroniques et exige un processus de gestion de tous les documents de qualité et transparent, cet écart se réduira encore.

Comment convertir la documentation papier en électronique

Aussi paradoxal que cela puisse paraître, la plupart du papier aujourd’hui est généré par des programmes informatiques, ce qui signifie qu’il existe quelque part sous forme électronique, donc dans ce cas, il suffit de le trouver et de le classer. Cependant, si ce n’est pas le cas, la méthode habituelle consiste à scanner des documents, où, selon le type et la qualité de la documentation, la reconnaissance de caractères (OCR) peut être partielle ou entièrement optique. Cela crée un ensemble de soi-disant métadonnées, des données clés qui décrivent le document original, soit de manière générale, soit un contenu spécifique de ce document. Ensuite, la documentation doit être insérée dans un système de gestion de contenu adapté à un objectif commercial spécifique, par exemple, la documentation de gestion de la qualité, les contrats, les spécifications techniques, la maintenance et les inspections, les factures des fournisseurs, et similaires.